Bom dia, Ariane,
Essa é uma demanda bastante comum e importante, então vou tentar trazer uma orientação completa sobre como estruturar essa auditoria interna da folha de pagamento referente a exercícios anteriores.
O primeiro ponto fundamental é definir o escopo temporal da auditoria, ou seja, quais competências serão revisadas, e isso deve levar em conta o prazo decadencial e prescricional das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Como regra geral, o prazo prescricional para o trabalhador reclamar direitos trabalhistas é de cinco anos contados da lesão, limitado a dois anos após o término do contrato, conforme o artigo 7º, inciso XXIX, da Constituição Federal. Já para fins de fiscalização previdenciária e tributária, a Receita Federal pode exigir contribuições dos últimos cinco anos, com base no artigo 173 do Código Tributário Nacional. Por isso, o ideal é que a auditoria cubra pelo menos os últimos cinco exercícios completos, ainda que a empresa tenha interesse em revisar períodos mais antigos por questões de governança ou histórico de passivos.
Antes de começar propriamente a auditoria, é indispensável reunir toda a documentação de suporte da folha, o que inclui os recibos de pagamento, os controles de ponto, os contratos de trabalho e eventuais aditivos, os registros de admissão e demissão, as convenções e acordos coletivos vigentes em cada período, e os arquivos gerados para o eSocial, especialmente os eventos periódicos como o S-1200 e o S-1210, além dos eventos não periódicos relacionados a admissões, afastamentos e rescisões. Também é essencial ter em mãos as guias de recolhimento do FGTS, do INSS e do imposto de renda retido na fonte, bem como as declarações acessórias como a DCTFWeb e, para períodos anteriores à substituição pelo eSocial, a GFIP.
Com a documentação em mãos, a auditoria propriamente dita costuma seguir alguns eixos de verificação. O primeiro é a conformidade do cálculo em si, verificando se os valores de salário base, horas extras, adicional noturno, DSR, comissões e demais verbas variáveis foram calculados corretamente conforme a legislação e as normas coletivas aplicáveis a cada período, já que essas normas costumam mudar de ano para ano. O segundo eixo é a conformidade das retenções e recolhimentos, confirmando se o INSS do empregado e da empresa, o FGTS, e o imposto de renda retido na fonte foram calculados com as alíquotas e faixas vigentes em cada competência auditada, e se os recolhimentos efetivamente ocorreram dentro dos prazos legais, já que atrasos geram multa e juros que também precisam ser identificados e, se for o caso, provisionados ou regularizados.
O terceiro eixo é a auditoria das rescisões contratuais, que costuma ser uma das áreas de maior risco, pois envolve o cálculo de aviso prévio, férias proporcionais e vencidas com o respectivo terço constitucional, décimo terceiro proporcional, multa de quarenta por cento sobre o FGTS quando aplicável, e a correta homologação e comunicação dos afastamentos por meio do eSocial. Um erro relativamente comum é a empresa deixar de considerar corretamente a projeção do aviso prévio indenizado para fins de contagem de tempo de serviço e de outras verbas, o que gera diferenças a pagar.
O quarto eixo envolve a análise da consistência entre os registros internos e o que foi efetivamente declarado ao eSocial e à DCTFWeb, pois divergências entre a folha calculada internamente e o que foi transmitido aos órgãos públicos são frequentemente a origem de autuações fiscais. Vale a pena fazer uma reconciliação linha a linha entre o relatório de folha do sistema utilizado pela empresa e os eventos efetivamente transmitidos, competência a competência.
Como requisito indispensável, eu diria que a auditoria não pode prescindir da revisão das convenções coletivas de trabalho vigentes em cada período analisado, porque os pisos salariais, os percentuais de adicionais e até benefícios como vale alimentação costumam ser reajustados anualmente pelas entidades sindicais, e usar a convenção errada é um erro recorrente quando se está revisando exercícios passados. Também é indispensável confirmar a correta classificação dos trabalhadores entre os grupos de risco de acidente de trabalho, já que isso impacta diretamente a alíquota do RAT e, consequentemente, o FAP aplicado à empresa.
Em termos de otimização prática do processo, o primeiro passo é priorizar a auditoria por amostragem estatística quando o volume de funcionários e competências for muito grande, focando inicialmente nas situações de maior risco, como rescisões, funcionários com remuneração variável, e casos de afastamento previdenciário, em vez de revisar cada centavo de cada holerite de forma manual. Outra prática bastante eficiente é utilizar planilhas de conferência automatizada que recalculem os valores esperados a partir das regras vigentes em cada competência e comparem automaticamente com o que foi efetivamente pago, sinalizando apenas as divergências para análise manual, o que reduz enormemente o tempo de trabalho em comparação com a conferência linha a linha.
Também recomendo que, ao identificar divergências, a empresa já organize um relatório de achados classificando cada inconsistência pelo seu potencial impacto financeiro e pelo risco de contingência trabalhista ou fiscal, para que a diretoria possa priorizar a regularização dos pontos mais críticos primeiro. Quando forem identificadas diferenças a pagar para os empregados, é importante lembrar que a regularização espontânea, antes de qualquer reclamação ou fiscalização, tende a ser vista de forma mais favorável e evita o acréscimo de multas mais pesadas que incidiriam em caso de autuação.
Por fim, vale destacar que, dependendo do resultado da auditoria, pode ser necessário retificar eventos do eSocial já transmitidos, e isso deve ser feito com cautela, pois retificações de períodos muito antigos podem gerar inconsistências em outras obrigações acessórias já entregues, como a DIRF de anos anteriores ou até a própria declaração de ajuste do imposto de renda dos empregados, então esse processo de correção deve ser bem planejado e, se possível, conduzido com o acompanhamento de quem tenha domínio técnico do sistema de escrituração digital utilizado pela empresa.
Se você puder me dizer se essa auditoria está mais focada em algum segmento específico, como empresas do regime de Lucro Real com muitos afastamentos previdenciários, ou se é uma revisão mais geral, posso detalhar ainda mais alguns pontos específicos que possam ser relevantes para esse caso.