Bom dia, Ana Claudia,
Essa situação tem alguns pontos que valem a pena esclarecer antes de aceitar o serviço, porque envolvem tanto a natureza da obrigação quanto o risco de assumir uma entrega que não reflita a realidade da empresa.
O primeiro ponto é explicar bem para o cliente que a ECD não tem nenhuma relação com a declaração anual do MEI. A DASN-SIMEI é uma declaração simplificada, que apenas informa o faturamento e poucas outras informações do ano anterior. A Escrituração Contábil Digital é a escrituração contábil completa da empresa, transmitida pelo SPED, contendo Livro Diário, Livro Razão, balancetes, balanço patrimonial, demonstração do resultado do exercício e demais demonstrações contábeis, tudo assinado digitalmente por contador habilitado. É um trabalho de contabilidade completo, não uma simples declaração de valores.
Sobre a obrigatoriedade, é importante confirmar em qual regime tributário o cliente está enquadrado. Empresas do Lucro Real são sempre obrigadas a entregar a ECD. Empresas do Lucro Presumido só são obrigadas quando distribuem lucros ou dividendos acima do valor que corresponderia à base de cálculo presumida, descontados os tributos devidos, sem tributar esse valor excedente na pessoa física dos sócios. Empresas do Simples Nacional, em geral, estão dispensadas da ECD, embora continuem obrigadas a manter escrituração contábil regular internamente.
Quanto ao fato de o cliente alegar que não houve movimentação, isso não significa que a ECD possa ser entregue zerada. Ausência de movimentação, na prática contábil, refere-se à falta de receitas, despesas ou operações no período, mas se a empresa possui capital social integralizado, bens, direitos, obrigações ou qualquer saldo patrimonial, esses valores precisam aparecer corretamente na escrituração. Entregar uma ECD zerada quando existem saldos reais é uma escrituração que não corresponde à realidade da empresa, o que pode gerar problemas tanto para o cliente quanto para o profissional que assina a escrituração. O caminho correto é levantar a documentação real da empresa, desde a abertura ou desde o último período em que houve entrega, reunindo contrato social, extratos bancários, notas fiscais emitidas e recebidas, e qualquer outro documento que permita reconstituir os saldos verdadeiros.
Também vale verificar há quantos períodos a ECD está em atraso, pois isso influencia diretamente o valor da multa aplicável. O atraso na entrega da ECD gera multa calculada sobre o lucro líquido do período a que se refere a escrituração, e o cliente precisa ser informado dessa possibilidade antes de vocês assumirem o serviço, para que não haja surpresas depois.
Sobre o bloqueio da conta bancária, esse ponto merece atenção redobrada. Na prática, o simples atraso na entrega da ECD não costuma ser motivo direto de bloqueio de conta pelos bancos, já que essa obrigação é entregue à Receita Federal e não gera, por si só, comunicação automática às instituições financeiras. Bloqueios bancários normalmente decorrem de outras causas, como determinação judicial, penhora, exigências internas de compliance e prevenção à lavagem de dinheiro, inconsistências cadastrais junto ao próprio banco, ou pendências fiscais que afetam a situação da empresa perante a instituição financeira. Como o CNPJ não está inativo, vale orientar o cliente a buscar diretamente com o banco o motivo formal do bloqueio, já que regularizar a ECD não necessariamente resolve essa situação, principalmente se a causa for outra.
Para organizar o atendimento, o caminho recomendado é confirmar o regime tributário e o histórico de entregas do cliente, identificar todos os períodos pendentes, levantar a documentação necessária para reconstituir a escrituração contábil de forma fiel à realidade da empresa, calcular a multa por atraso para que o cliente tenha ciência do custo envolvido, e só então transmitir a ECD com os saldos corretos. Em paralelo, orientar o cliente a esclarecer diretamente com o banco a real motivação do bloqueio, já que essa pendência pode ter origem distinta da questão contábil.