Bom dia, Lidiana,
Boa pergunta! Vamos entender isso com calma.
A retenção de INSS na nota fiscal de serviço está prevista na Lei 9.711/1998 e regulamentada pela Instrução Normativa RFB 2.110/2022. Ela se aplica quando a empresa contratada presta serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada, nas atividades listadas no artigo 117 dessa instrução normativa.
O ponto central aqui é verificar se os serviços prestados se enquadram nessas atividades sujeitas à retenção. Entre as hipóteses previstas estão serviços de construção civil, limpeza, vigilância, entre outros. Serviços de instalação, supervisão de montagem, treinamento e entrega técnica, como os descritos no seu cenário, podem ou não se enquadrar dependendo de como são executados, especialmente se há alocação de trabalhadores nas dependências do contratante de forma contínua.
Agora, um detalhe muito importante: o código de serviço 1406 no ISS corresponde geralmente a serviços de análise e desenvolvimento de sistemas ou atividades similares de tecnologia, mas o que importa para a retenção do INSS não é o código do ISS e sim a natureza do serviço prestado e se ele se enquadra nas hipóteses da legislação previdenciária.
Sobre o campo de INSS na nota fiscal de serviços, em geral ele existe para que o tomador possa registrar e efetuar a retenção. Quem retém é o tomador dos serviços, e não o prestador. Ou seja, a obrigação de reter e recolher é do contratante, mas é comum que o prestador já destaque o valor na nota para facilitar esse controle.
Sendo assim, o caminho correto é analisar com cuidado se os serviços prestados se enquadram nas atividades sujeitas à retenção conforme o artigo 117 da IN RFB 2.110/2022. Se houver dúvida quanto à natureza específica da atividade, o ideal é consultar diretamente a legislação ou um especialista em direito previdenciário e tributário, pois o enquadramento errado pode gerar tanto recolhimento indevido quanto passivo junto à Receita Federal