Bom dia, Andressa,
Essa situação é bastante comum quando ocorre desenquadramento retroativo do MEI por excesso de receita superior a 20%, e o caminho para reaver os valores pagos indevidamente é através de um pedido de restituição feito diretamente no portal e-CAC.
O primeiro ponto importante é entender a lógica do que aconteceu. Como o desenquadramento foi retroativo, os meses em que o cliente continuou recolhendo o DAS no valor fixo do MEI passaram a ser considerados, para efeitos fiscais, como período de tributação pelo Simples Nacional normal, na condição de microempresa ou empresa de pequeno porte. Ou seja, aqueles pagamentos feitos como DAS-MEI deixaram de ter amparo legal, porque durante aquele intervalo o regime que efetivamente se aplicava era outro. Isso faz com que os valores recolhidos como DAS-MEI se tornem pagamento indevido ou a maior, o que é justamente o que permite a restituição.
Antes de entrar no pedido de restituição propriamente dito, vale confirmar se o PGDAS-D dos períodos afetados já foi retificado, refletindo a apuração correta como Simples Nacional e não mais como MEI. Isso é fundamental porque o sistema vai calcular o débito devido pelo regime normal, e é esse valor que você já deve ter usado como base para o parcelamento. Aqui entra um detalhe que merece atenção: como o cliente já parcelou a diferença apurada, pode ser que parte do crédito relativo aos DAS-MEI pagos já tenha sido considerada no cálculo desse parcelamento, então é importante revisar o demonstrativo de apuração para não correr o risco de pedir restituição de um valor que já foi, na prática, abatido do débito parcelado.
Feita essa verificação, o pedido de restituição é formalizado através do PER/DCOMP Web, disponível dentro do e-CAC. Para acessar, basta entrar no e-CAC com certificado digital ou código de acesso do cliente, ir até a área de Declarações e Demonstrativos e localizar o aplicativo PER/DCOMP Web. Dentro dele você vai selecionar a opção de restituição, indicando como tipo de crédito o pagamento indevido ou a maior, e informar os dados dos DAS pagos no período de julho de 2025 a maio de 2026, incluindo o código de receita utilizado pelo MEI, que é o 0016. O sistema vai puxar as informações de cada guia paga e permitir que você monte o pedido detalhando os valores.
Depois de protocolado, o pedido entra em análise pela Receita Federal, que vai confrontar as informações do PER/DCOMP com o que consta no PGDAS-D retificado e com os pagamentos efetivamente identificados no sistema. Se tudo estiver consistente, a restituição é processada e o valor pode ser depositado em conta corrente ou poupança indicada, ou eventualmente utilizado para compensação de outros débitos, dependendo da opção escolhida no próprio pedido.
Um ponto que costuma gerar dúvida é o prazo. O direito de pedir restituição de tributo pago indevidamente é de cinco anos contados da data do pagamento, conforme o artigo 168 do Código Tributário Nacional, então dentro do período que você mencionou não há qualquer risco de prescrição.
Por fim, como esse é um caso que envolve ao mesmo tempo desenquadramento retroativo, parcelamento e pedido de restituição, recomendo conferir com cuidado o extrato do Simples Nacional do cliente antes de protocolar o PER/DCOMP, justamente para garantir que os valores pedidos não se sobreponham ao que já foi usado na apuração do parcelamento. Se restar qualquer dúvida sobre os valores já compensados, vale a pena abrir um processo de consulta ou atendimento junto à Receita Federal, ou mesmo simular o pedido no próprio sistema antes de transmitir, já que o PER/DCOMP Web costuma mostrar previamente o saldo disponível para restituição a partir dos pagamentos identificados.