Boa tarde, Maiara,
Essa é uma situação que aparece com certa frequência e que merece uma explicação cuidadosa, porque envolve tanto a lógica do documento fiscal quanto a autonomia dos estabelecimentos para fins tributários.
O primeiro ponto a esclarecer é que a devolução de mercadoria está sempre vinculada à nota fiscal de origem, ou seja, àquela nota emitida pelo fornecedor quando vocês fizeram a compra. A nota fiscal de devolução referencia essa nota original, reproduzindo o CNPJ do emitente, o CFOP compatível, os dados dos produtos e o valor da operação. Isso significa que, tecnicamente, a devolução precisa ser destinada ao mesmo CNPJ que vendeu a mercadoria, e não a qualquer outro CNPJ, mesmo que pertença ao mesmo grupo econômico ou até aos mesmos sócios.
Isso decorre do princípio da autonomia dos estabelecimentos, que é adotado pela legislação tributária brasileira. Cada CNPJ, ainda que faça parte da mesma empresa em sentido amplo, é tratado como um contribuinte distinto para fins fiscais. Matriz e filial, ou duas empresas do mesmo grupo, não se confundem para esse propósito, ainda que exerçam a mesma atividade ou pertençam aos mesmos proprietários. Por isso, uma nota de devolução destinada a um CNPJ diferente daquele que originou a venda não representa, juridicamente, uma devolução da compra que vocês fizeram, e sim uma operação nova e distinta.
Agora, sobre o problema concreto que vocês enfrentam: se o CNPJ do fornecedor está baixado, o primeiro passo é confirmar exatamente qual é a situação cadastral dele na Receita Federal, porque existem diferenças importantes entre baixado, inapto e suspenso. Se a baixa for definitiva, esse CNPJ deixou de existir como sujeito de direitos e obrigações tributárias, o que significa que ele não pode mais figurar como destinatário em nenhum documento fiscal. Na prática, se vocês tentarem emitir a NF-e de devolução para esse CNPJ, é bastante provável que a SEFAZ rejeite o documento, justamente porque o destinatário não está mais ativo perante o Fisco.
Diante disso, não existe um caminho fiscal que permita simplesmente redirecionar essa devolução para outro CNPJ do mesmo fornecedor como se fosse uma continuidade da operação original. O que pode ser feito, dependendo do interesse comercial das partes, é tratar a situação como uma operação nova: se esse outro CNPJ do mesmo fornecedor tiver interesse em receber essas peças e ressarcir vocês pelo valor correspondente, ele deveria fazer isso por meio de uma nova nota de entrada, como se estivesse comprando essas mercadorias de vocês, e não como devolução da compra anterior. Essa nota nova teria CFOP de compra, e não de devolução, exatamente porque não há mais vínculo fiscal entre a nota de origem e o CNPJ ativo.
Outra possibilidade, quando o fornecedor baixado não tem mais nenhuma estrutura ativa que possa absorver essa devolução, é buscar o ressarcimento financeiro diretamente com os sócios ou responsáveis da empresa extinta, por meio de negociação direta ou, se necessário, por via judicial. Isso porque, embora a pessoa jurídica tenha deixado de existir para fins fiscais, as obrigações civis decorrentes da compra, como o dever de receber a mercadoria devolvida ou de devolver o valor pago, não desaparecem automaticamente, podendo em certos casos ser direcionadas aos sucessores ou responsáveis pela empresa.
Por fim, vale reforçar que essa é uma situação que compensa levar também para análise jurídica, porque envolve aspectos contratuais e de responsabilidade civil que vão além do que a legislação tributária resolve isoladamente. O conselho prático aqui é primeiro confirmar a situação cadastral exata do fornecedor, depois avaliar se existe outro CNPJ do grupo com real interesse comercial em resolver a questão, e, na ausência disso, buscar orientação jurídica para tratar do ressarcimento pela via civil.