Bom dia, Luciana,
Que boa pergunta, e muito pertinente para quem atende esse perfil de cliente no dia a dia.
A regra geral do Simples Nacional é que toda receita precisa ser documentada por nota fiscal ou documento fiscal equivalente, e isso vale tanto para pessoas jurídicas quanto para pessoas físicas como destinatárias. Não existe uma dispensa genérica só pelo fato de o cliente ser pessoa física ou de o segmento ser varejo de serviços. O que existe são algumas situações específicas onde a legislação ou o fisco estadual ou municipal admitem documentos alternativos, e é aí que mora a confusão que os seus clientes estão trazendo.
No caso das academias, muitos municípios ainda aceitam o chamado recibo ou cupom fiscal emitido por ECF, que é o emissor de cupom fiscal, em substituição à NFS-e. Em algumas cidades, especialmente as menores, o próprio sistema de NFS-e municipal ainda não está totalmente implantado ou obriga apenas a partir de determinado faturamento. Mas isso não significa que o relatório de maquininha substitui o documento fiscal. Significa apenas que o documento fiscal pode não ser necessariamente uma NFS-e eletrônica no padrão nacional.
Para cabeleireiros e similares, a situação é parecida. O serviço é tributado pelo ISS, que é municipal, e cada prefeitura tem regras próprias sobre a obrigatoriedade da NFS-e. Alguns municípios ainda permitem o RPS, que é o Recibo Provisório de Serviços, que depois é convertido em nota. Mas, novamente, o relatório de maquininha não é documento fiscal reconhecido como substituto da nota.
O ponto central é que o relatório de maquininha de cartão ou o relatório do sistema de vendas são úteis como controle interno e até como cruzamento de informações, mas eles não têm validade fiscal para substituir a emissão do documento obrigatório. O PGDAS-D, que é onde o empresário do Simples declara mensalmente sua receita bruta, exige que os valores informados estejam lastreados em documentos fiscais válidos. Declarar uma receita sem a correspondente nota fiscal é uma irregularidade, mesmo que o pagamento tenha sido feito via cartão.
O que pode estar acontecendo na prática com esses clientes seus é uma de duas situações: ou eles estão em municípios onde a fiscalização é menos rigorosa e nunca foram autuados, o que não quer dizer que estão corretos, ou existe alguma previsão municipal específica que o próprio contador local conhece e que permite um documento alternativo naquele contexto. Mas essa segunda hipótese precisa ser verificada caso a caso na legislação da prefeitura competente.
A orientação mais segura que você pode dar a esses empresários é continuar emitindo o documento fiscal correspondente ao serviço prestado. Além de ser a exigência legal, a nota fiscal protege o próprio prestador em caso de fiscalização, autuação ou até questionamento de receita em processos de crédito ou regularidade cadastral.