MEI desenquadrado de forma retroativa em 2025

Boa tarde, Suelen,

Sim, o MEI que foi desenquadrado de forma retroativa em 2025 precisará entregar a DEFIS em 2026, referente ao ano-calendário de 2025. Isso porque, com o desenquadramento retroativo, a empresa passou a ser tratada como Simples Nacional comum (ME ou EPP) durante o período retroativo, e não mais como MEI. A DEFIS é a declaração exigida das empresas do Simples Nacional que não são MEI, então ela se torna obrigatória para cobrir esse período.

Sobre o preenchimento sem escrituração contábil

Essa é a parte que realmente gera dúvida, então vamos por partes.

Empresas do Simples Nacional não são obrigadas a manter escrituração contábil completa, desde que mantenham o Livro Caixa com a movimentação financeira do período. Então, mesmo sem contabilidade formal, é possível preencher a DEFIS com base nas informações financeiras disponíveis, como extratos bancários, notas fiscais emitidas e registros de recebimentos.

Para uma prestadora de serviços, as informações centrais que a DEFIS vai pedir são basicamente a receita bruta auferida e as despesas pagas no período. A receita é mais simples de reconstruir, pois normalmente está nos registros de notas fiscais emitidas ou nas guias DAS recolhidas. As despesas devem ser levantadas a partir de comprovantes de pagamentos realizados pela empresa, como aluguel, energia, materiais de consumo, pró-labore e outros custos operacionais.

O ponto do lucro

A DEFIS pergunta sobre a distribuição de lucros. Nesse campo, o lucro é apurado de forma simplificada: receita menos despesas. Como não há balanço formal, o recomendado é usar os valores apurados pelo Livro Caixa ou pela reconstituição financeira a partir dos documentos disponíveis. O valor distribuído ao sócio como pró-labore ou retirada deve ser informado com base no que efetivamente foi retirado da empresa.

Vale reforçar que, nesse contexto de desenquadramento retroativo, o ideal é que o contador responsável reconstrua o histórico financeiro da empresa com o máximo de documentos que o cliente conseguir reunir, mesmo que não haja uma escrituração contábil formal estruturada. Isso garante que a declaração seja preenchida com a maior fidelidade possível à realidade, reduzindo o risco de inconsistências com os dados que a Receita Federal já tem em seus sistemas.

Olá Suelen,

Primeiro, um ponto importante de contexto: a EFD-Reinf não é utilizada para informar distribuição de lucros de empresas do Simples Nacional. A distribuição de lucros é informada ao Fisco pelo próprio beneficiário na Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF), na ficha de Rendimentos Isentos e Não Tributáveis. Então, a ausência de Reinf, nesse caso específico, não cria um problema direto para o IR do cliente.

Como declarar no IR da pessoa física

Os lucros distribuídos pela empresa ao sócio devem ser informados na DIRPF do titular na ficha de Rendimentos Isentos e Não Tributáveis, no código 09 (lucros e dividendos recebidos pelo titular e pelos dependentes). Esse rendimento é isento de imposto de renda para o beneficiário, desde que seja compatível com o lucro apurado pela empresa.

O que fundamenta o valor a ser declarado

Como não havia escrituração formal, o valor dos lucros isentos que pode ser declarado com segurança no IR precisa ter algum respaldo. Existem dois caminhos principais aqui.

O primeiro é a apuração pelo Livro Caixa ou pela reconstituição financeira que mencionamos antes. O lucro apurado a partir da diferença entre receitas e despesas serve como base para determinar o quanto pode ser declarado como distribuição isenta.

O segundo caminho, que a legislação do Simples Nacional permite, é o uso de um percentual presumido de lucro sobre a receita bruta, quando não há escrituração contábil que demonstre o lucro real. Para prestação de serviços, esse percentual é de 32%, que é o mesmo utilizado no Lucro Presumido para essa atividade. Qualquer valor que exceda esse percentual só pode ser considerado isento se houver escrituração contábil que comprove um lucro maior. Como não havia escrituração, o mais seguro é se limitar a esse percentual.

Na prática

Se, por exemplo, a receita bruta da empresa no período foi de R$ 100.000,00, o valor máximo que pode ser declarado como lucro isento no IR do sócio, sem escrituração contábil, seria de R$ 32.000,00. Qualquer valor retirado além disso, sem comprovação contábil, poderia ser questionado pela Receita Federal e tratado como rendimento tributável.

Por isso, ao preencher tanto a DEFIS quanto o IR do cliente, é importante que os valores sejam consistentes entre si e compatíveis com a realidade financeira da empresa que for possível reconstruir com os documentos disponíveis. Inconsistências entre o que a empresa declara e o que o sócio informa no IR pessoal são um dos principais pontos de atenção na malha fina.