Boa tarde, Suelen,
Ótima pergunta, e é um caso que aparece com frequência quando o cliente é empresário e mistura as finanças pessoais com as da empresa.
Vou organizar o raciocínio por partes.
Por que caiu em malha?
A Receita Federal cruza as informações declaradas no IRPF com os dados que as operadoras de plano de saúde enviam na DIRF. Quando o plano está vinculado ao CNPJ, a operadora informa os pagamentos no CNPJ — não no CPF do cliente. Então, quando ele declara esse gasto como despesa médica no IR pessoal, a Receita não encontra o CPF dele nos registros da operadora e acusa divergência. Daí a malha.
Dá para manter a despesa na declaração?
Tecnicamente, a legislação permite deduzir despesas com plano de saúde no IRPF desde que o pagamento tenha sido feito pela pessoa física. O problema aqui é exatamente esse: quem pagou foi o CNPJ, não o CPF. O fato de não ter conta bancária PF no período não muda essa regra — o que importa para a Receita é quem efetivamente arcou com o gasto.
Se o plano foi pago pelo CNPJ, a despesa pertence à empresa, não ao cliente. Manter na declaração sem uma justificativa robusta cria um risco real de autuação.
O que fazer para sair da malha?
O caminho mais seguro é responder à intimação da Receita retificando a declaração e excluindo as despesas com o plano de saúde. Isso zera a pendência sem gerar multa, desde que feito dentro do prazo que a Receita estipular na notificação.
Tentar contestar sem documentação que comprove pagamento pelo CPF dificilmente vai funcionar, porque o cruzamento de dados é muito preciso nesse tipo de situação.
Como evitar isso no futuro?
Para os próximos anos, se o cliente quiser deduzir o plano no IRPF, o pagamento precisa sair do CPF dele. As formas mais comuns de organizar isso são:
A empresa pode aumentar o pró-labore do sócio, e ele usa esse valor para pagar o plano como pessoa física. Nesse caso, o pagamento fica no CPF e pode ser deduzido normalmente. Só é preciso considerar que o pró-labore tem incidência de INSS e pode gerar IRRF na fonte, então vale calcular se o benefício compensa.
Outra possibilidade é o cliente contratar um plano separado no CPF, mantendo o plano da empresa no CNPJ para fins empresariais. Assim as duas coisas ficam bem separadas.
Em resumo
Para o problema atual, o mais prudente é retificar a declaração e tirar o plano das despesas médicas. Para os próximos anos, a solução está em reorganizar como o pagamento é feito — garantindo que saia do CPF caso ele queira aproveitar a dedução no IRPF.