Boa tarde, Elyana,
Você tocou em um dos pontos mais sensíveis e menos regulamentados do planejamento tributário para sociedades de profissionais liberais. Vou ser direto e técnico.
O problema central
A Receita Federal historicamente trata com desconfiança despesas de pessoa jurídica que, pela natureza da atividade, se confundem com gastos pessoais dos sócios. Isso é especialmente crítico em sociedades unipessoais ou com apenas sócios-profissionais, onde não há distinção operacional clara entre a pessoa do sócio e a pessoa jurídica.
No Lucro Presumido, esse problema é ainda mais relevante porque a dedutibilidade das despesas não afeta diretamente o IRPJ e a CSLL, já que a base de cálculo é presumida. Mas afeta diretamente o PIS, a COFINS, e principalmente o risco de requalificação dos valores como pró-labore ou distribuição disfarçada de lucros, gerando tributação na pessoa física dos sócios.
As atas societárias como instrumento de formalização
A ideia que você trouxe é tecnicamente válida como ponto de partida, mas precisa ser construída com muito cuidado para ter sustentação em eventual fiscalização. Uma ata societária por si só não legaliza uma despesa — ela é um instrumento de formalização da vontade social que, combinado com outros elementos, pode fortalecer a argumentação de que a despesa é da pessoa jurídica e não do sócio.
Para que as atas tenham eficácia como instrumento de defesa, elas precisam cumprir alguns requisitos que vão além da simples aprovação dos valores.
Como estruturar as atas para esse fim
O primeiro elemento é a política de reembolso de despesas operacionais, que deve ser aprovada em ata e descrever com precisão quais despesas são consideradas operacionais da PJ, os limites por categoria de despesa, os critérios de elegibilidade como tipo de deslocamento, distância mínima, duração da atividade externa, e os procedimentos de prestação de contas com comprovantes obrigatórios.
O segundo elemento é o referencial paramétrico que você mencionou, que é o ponto mais inteligente da sua argumentação. Usar como referência os valores estabelecidos pelos Conselhos de Classe e pelos sindicatos da categoria para diárias e deslocamentos de profissionais em atividades externas é uma estratégia defensiva sólida, porque demonstra que os valores não são arbitrários e estão alinhados com o mercado para atividades similares. O CAU para arquitetura e o CONFEA e CREAs para agronomia têm tabelas de referência que podem ser citadas expressamente na política aprovada em ata.
O terceiro elemento é a vinculação contratual, ou seja, cada despesa reembolsada precisa estar vinculada a um contrato de prestação de serviços específico com um cliente identificado. A ata estabelece a política geral, mas o registro contábil precisa mostrar que aquela diária ou aquele deslocamento ocorreu em função de determinado projeto ou cliente.
O argumento da necessidade operacional
Sua argumentação sobre a natureza do trabalho é juridicamente relevante. Para atividades de arquitetura rural e agronomia, o deslocamento até o imóvel rural não é uma conveniência do sócio — é condição sine qua non para a prestação do serviço. Sem ir ao campo, não há como executar o objeto contratual.
Esse argumento tem respaldo no conceito de despesa necessária previsto no artigo 299 do RIR, que define como dedutível a despesa necessária à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora. Mesmo que no Lucro Presumido a dedutibilidade não impacte o IRPJ diretamente, esse conceito serve de base para argumentar que o reembolso dessas despesas não caracteriza renda para o sócio, porque não representa acréscimo patrimonial mas sim ressarcimento de custo incorrido no interesse da pessoa jurídica.
O risco que precisa ser gerenciado
A Receita Federal pode questionar o reembolso de despesas ao sócio argumentando que se trata de distribuição disfarçada de lucros ou pró-labore disfarçado, especialmente quando não há empregados na empresa e todas as despesas operacionais recaem sobre os sócios. Para afastar esse risco, além das atas, é fundamental que a prestação de contas seja rigorosa e documental, com nota fiscal ou recibo de cada despesa reembolsada, comprovante de deslocamento como cupom de combustível, nota de pedágio ou passagem, comprovante de hospedagem em nome da PJ sempre que possível, e relatório de atividade vinculando cada despesa ao projeto ou cliente correspondente.
A comparação com servidores públicos
O paralelo que você fez com as diárias de servidores públicos é intelectualmente correto mas juridicamente limitado, porque os servidores têm regime jurídico próprio que regulamenta expressamente as diárias como verba indenizatória não tributável. Para os sócios de pessoa jurídica, não existe norma equivalente com essa clareza, o que exige que a argumentação seja construída a partir dos princípios gerais de necessidade operacional e não acréscimo patrimonial.
O que a jurisprudência diz
O CARF tem decisões em casos similares que reconhecem o reembolso de despesas operacionais ao sócio como legítimo quando há comprovação documental robusta da vinculação da despesa à atividade da empresa e quando os valores são compatíveis com os praticados pelo mercado. A fraqueza das autuações nessa área geralmente está na falta de documentação e não na ilegalidade da prática em si.
Estrutura recomendada
O conjunto de instrumentos que daria maior segurança jurídica para essa situação seria uma ata de aprovação da política de reembolso de despesas operacionais com referência expressa às tabelas dos Conselhos de Classe e sindicatos, um regulamento interno aprovado em ata detalhando categorias, limites e procedimentos, contratos de prestação de serviços com cláusula que identifique a necessidade de deslocamento como parte do objeto contratual, prestação de contas mensal documentada com comprovantes vinculados a projetos específicos, e lançamento contábil correto identificando cada reembolso como despesa operacional da PJ e não como pró-labore.
Resumo
A estratégia que você propõe é viável e defensável, mas depende de uma construção documental robusta que vai muito além da ata em si. A ata é o instrumento de formalização da política, mas a segurança jurídica vem do conjunto formado pela política aprovada, pela vinculação contratual das despesas, pela comprovação documental de cada gasto e pela razoabilidade dos valores em relação aos referenciais de mercado e dos Conselhos de Classe.