Boa tarde, Rute,
Essa é uma situação que exige atenção especial, pois envolve tanto o aspecto sucessório quanto os procedimentos de encerramento empresarial. Vou explicar o caminho a seguir.
Natureza jurídica e o impacto do falecimento
Antes de tudo, é importante distinguir: a pergunta menciona "sócio único", mas depois refere "empresário individual". São figuras jurídicas distintas. O empresário individual não tem sócios — ele é a própria pessoa física exercendo a atividade empresarial, com seu CPF como identificador central. Já a Sociedade Limitada Unipessoal (SLU) ou EIRELI têm um titular, mas são pessoas jurídicas autônomas.
Se era de fato um empresário individual, com o falecimento a atividade empresarial se extingue automaticamente, pois o registro estava vinculado à pessoa física. Ainda assim, é necessário formalizar a baixa para encerrar as obrigações acessórias e fiscais.
Se era uma SLU ou EIRELI, a pessoa jurídica continua existindo após o falecimento, e a titularidade passa a integrar o espólio até a conclusão do inventário.
Presumindo que se trate de empresário individual, o caminho é o seguinte.
Primeiro passo: o inventário
A baixa da empresa não dispensa o processo de inventário, mesmo que a empresa não tenha bens expressivos. O espólio assume as obrigações do falecido, incluindo as fiscais. Os herdeiros, representados pelo inventariante nomeado, serão os responsáveis por conduzir os procedimentos de encerramento.
É o inventariante quem terá legitimidade para assinar documentos, solicitar certidões e protocolar a baixa junto aos órgãos competentes.
Procedimentos de encerramento
O encerramento envolve basicamente quatro frentes: a Junta Comercial, a Receita Federal, a Receita Estadual (se havia inscrição estadual) e a Prefeitura (se havia alvará de funcionamento e inscrição municipal).
Na Junta Comercial, o inventariante deve protocolar o requerimento de baixa do empresário individual. O processo pode ser feito pelo portal integrado (Redesim/Gov.br em muitos estados), com apresentação do atestado de óbito e documentos do inventariante. O prazo é relevante: se a baixa for requerida em até 60 dias da data do evento de extinção, não há cobrança de taxas na Junta.
Na Receita Federal, é necessário solicitar a baixa do CNPJ, que ficará com a situação "baixada". Para isso, utiliza-se o Portal Gov.br ou o sistema da Redesim. Se houver débitos em aberto, eles não impedem a baixa do CNPJ — a Receita Federal permite o encerramento mesmo com pendências, que são transferidas para o CPF dos responsáveis (no caso, o espólio e, posteriormente, os herdeiros dentro dos limites da herança recebida).
Se a empresa era optante do Simples Nacional, a baixa no CNPJ automaticamente encerra essa opção. Ainda assim, é preciso verificar se há declarações em atraso (DASN-Simples, DEFIS, ou PGDAS-D) e providenciar a regularização, pois as obrigações acessórias do período em que a empresa esteve ativa continuam existindo.
Para a inscrição estadual (se havia), o pedido de baixa é feito na Secretaria de Fazenda do estado. Os procedimentos variam por UF, mas em geral exigem a quitação ou o parcelamento dos débitos de ICMS antes do encerramento.
Na Prefeitura, a baixa do alvará e da inscrição municipal de ISS segue o rito local de cada município.
Obrigações fiscais do período
O espólio deve entregar todas as declarações pendentes referentes ao período de atividade. No caso do empresário individual, isso inclui o IRPF com o livro-caixa do período, se aplicável, e as declarações acessórias pertinentes ao regime tributário utilizado.
O IRPF do ano do falecimento é tratado de forma especial: há a declaração do espólio (inicial, intermediária e final, conforme a duração do inventário), que é entregue pelo inventariante.
Ponto de atenção sobre responsabilidade
Os herdeiros respondem pelas dívidas do falecido apenas até o limite do patrimônio recebido na herança. Eles não assumem dívidas além do quinhão herdado. Isso é importante para tranquilizar a família em relação a eventuais débitos tributários ou trabalhistas da empresa.
Resumo prático
O inventariante deve reunir os documentos da empresa (contrato social ou registro de empresário, certidões, livros fiscais), levantar os débitos existentes em todas as esferas, e iniciar os pedidos de baixa de forma coordenada. Em muitos estados o processo integrado da Redesim permite fazer tudo em um único fluxo eletrônico, o que simplifica bastante.
Se tiver dúvidas sobre alguma etapa específica ou sobre a situação tributária encontrada, pode detalhar aqui que ajudamos a seguir