Olá, Larissa.
A legislação não exige a elaboração de atas mensais apenas pelo fato de haver distribuição de lucros. O Código Civil determina a realização de reuniões ou assembleias de sócios para deliberações relevantes da sociedade, mas não estabelece obrigatoriedade de formalização mensal.
A principal fundamentação está nos arts. 1.071 e seguintes do Código Civil, que tratam das deliberações dos sócios. O art. 1.072 estabelece que as deliberações podem ocorrer em reunião ou assembleia, sendo a assembleia obrigatória apenas para sociedades com mais de 10 sócios. Portanto, no caso da empresa mencionada, com 15 sócios, existe sim a obrigatoriedade de realizar assembleias/reuniões formais e registrar atas das deliberações societárias relevantes.
O mais comum e recomendável é que a sociedade mantenha:
• Ata anual obrigatória para aprovação das contas da administração;
• Atas sempre que houver deliberações relevantes, como distribuição desproporcional de lucros, entrada ou saída de sócios, alteração contratual, pró-labore, mudanças administrativas, entre outras;
• Previsão contratual autorizando distribuições periódicas de lucros (mensais, trimestrais etc.).
Do ponto de vista fiscal, a distribuição de lucros deve estar devidamente respaldada pela escrituração contábil da empresa. Assim, ainda que não exista ata mensal, é importante que haja documentação contábil consistente demonstrando a apuração do lucro disponível.
A quantidade de sócios influencia apenas na forma da deliberação societária. Até 10 sócios, a sociedade pode deliberar por reunião. Acima de 10 sócios, o Código Civil exige assembleia formal, com observância das regras de convocação e registro das atas.
Quanto aos riscos de distribuir lucros sem formalização adequada, os principais são:
• Questionamento fiscal sobre a natureza dos valores pagos, podendo haver tentativa de reclassificação como pró-labore;
• Dificuldade de comprovação da aprovação pelos sócios;
• Conflitos societários futuros;
• Fragilidade jurídica em eventual fiscalização ou ação judicial;
• Problemas na comprovação da distribuição desproporcional, quando houver.
Para empresas com muitos sócios, é recomendável manter uma governança mínima organizada, com atas periódicas das principais deliberações e previsão clara no contrato social sobre a forma de distribuição dos lucros.
Espero ter ajudado.