Como explicar a reforma para o cliente sem gerar confusão?

Olá Keila, boa tarde.
A melhor forma de orientar sem se comprometer é focar na transição gradual. O segredo não é decorar as alíquotas (que ainda não são fixas), mas explicar o cronograma.
1. Estabeleça a Linha do Tempo (Acalme o cliente)
Muitos empresários acham que o imposto vai mudar mês que vem. Deixe claro que:

2024 e 2025: Nada muda no bolso. É o período de votação das leis complementares.

2026: Começa a fase de teste. Teremos uma alíquota de apenas 1% (0,1% de IBS e 0,9% de CBS) que será compensada nos impostos atuais.

2027 em diante: O PIS e a COFINS deixam de existir, sendo substituídos pela CBS.

2033: É quando o modelo antigo morre totalmente e o novo (IBS/CBS) assume 100%.

2. Foque nos Conceitos-Chave (O que é certo)
Em vez de falar de valores, fale de regras de jogo que já estão confirmadas:

Não-Cumulatividade Plena: Explique que o cliente poderá aproveitar créditos de praticamente tudo o que contratar para a empresa, o que hoje é muito restrito no PIS/COFINS.

Destino, não Origem: O imposto será devido onde o serviço é consumido, não onde a empresa está sediada. Isso impacta muito o planejamento de ISS/ICMS.

Fim da Guerra Fiscal: Os benefícios estaduais de ICMS vão acabar gradualmente.

3. Use "Cláusulas de Barreira" na sua fala
Para não passar informação errada, use frases que mostrem que você está acompanhando, mas que o governo ainda não definiu tudo:

"O texto base prevê uma alíquota padrão em torno de 26% a 27%, mas isso depende da regulamentação que está sendo votada agora. Assim que o Senado bater o martelo, faremos uma simulação para o seu caso específico."
Crie um "Informativo de Acompanhamento" mensal simples para seus clientes. Isso mostra que você é uma contadora consultiva e proativa, mas protege sua imagem porque o documento deixa claro que as informações são baseadas no "projeto de lei atual".
Espero ter ajudado.

Prezado Cliente,

A Reforma Tributária já está em vigor e iniciou uma nova fase no sistema de impostos no Brasil. Sabemos que a rotina da sua empresa é intensa, mas este é um tema que impacta diretamente preços, custos, contratos, sistemas e resultados do seu negócio.

Nosso objetivo com este comunicado é manter você bem informado, de forma clara e prática, e reforçar a importância de agir agora, com planejamento e organização, para evitar riscos e aproveitar oportunidades.

O que mudou na prática?

Os tributos que você já conhecia — PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI (na maioria dos casos) — estão sendo gradualmente substituídos por novos impostos:

IBS – Imposto sobre Bens e Serviços

CBS – Contribuição sobre Bens e Serviços

IS – Imposto Seletivo (para produtos específicos)

Esses tributos seguem a lógica do IVA (Imposto sobre Valor Adicionado), com foco na não cumulatividade e na tributação no destino.Na prática, isso significa que compras, vendas, cadastros e documentos fiscais precisam estar corretos, pois os créditos e débitos passam a ter papel central na carga tributária.

E o Simples Nacional?

Se sua empresa está no Simples Nacional, as regras básicas continuam, preservando a simplicidade do regime.

Porém, a Reforma trouxe uma nova alternativa: o Simples Nacional Híbrido.Nessa opção, o empresário pode recolher IBS e CBS “por fora” para permitir que seus clientes (especialmente empresas) aproveitem créditos tributários.

Principais cuidados e providências neste momento
Agora que a Reforma já começou, é fundamental avançar nos seguintes pontos:

Revisão de preços e margens (preparação para 2.027)

Ano que vem a nova tributação pode alterar custos e formação de preços. É essencial analisar impactos para evitar prejuízos ou perda de competitividade.

Cadastro correto de clientes e fornecedores

O endereço fiscal do cliente e o regime tributário dos fornecedores influenciam diretamente a tributação, ou seja, o quanto você vai pagar de imposto.

Adequação dos documentos fiscais

As notas fiscais estão sendo ajustadas aos novos tributos. Seus processos e sistemas precisam acompanhar essas mudanças.

Sistema de gestão (ERP) atualizado

Um ERP preparado para a Reforma é indispensável para:

Calcular corretamente IBS e CBS

Emitir documentos fiscais adequados

Garantir controle e conformidade

Verifique se seu fornecedor de sistema já está totalmente adaptado.

Equipe treinada para a nova realidade

Funcionários que lidam com faturamento, compras e fiscal precisam compreender as novas regras. Erros agora podem gerar autuações no futuro.

Planejamento tributário e estratégico

A fase de transição exige decisões conscientes: enquadramento, modelo de tributação, contratos e estrutura operacional devem ser avaliados.

Comunicação constante com nosso escritório

Cada empresa sente os efeitos da Reforma de forma diferente. Quanto antes analisarmos juntos as particularidades do seu negócio, melhores serão as decisões.

Conclusão

A Reforma Tributária não é apenas uma mudança de impostos, mas uma mudança de lógica.Empresas que se antecipam, se organizam e planejam terão mais segurança, previsibilidade
e competitividade.

Nosso escritório está à sua disposição para orientar, analisar impactos e apoiar sua empresa em cada etapa dessa transição.

O complicado é que não tem ainda uma regulamentação para as empresas do Simples, ou seja, como disseram acima, as coisas podem mudar.

Mas o que os colegas falaram acima está ótimo!
Só lembre-se de que as coisas podem mudar.