Uma empresa que nunca fez contabilidade está em situação de não conformidade legal, mas é possível regularizar a situação através de um processo de estruturação contábil, geralmente iniciando com um "balanço de abertura". A contabilidade é obrigatória para quase todas as empresas, exceto o MEI (Microempreendedor Individual), e serve como base para fiscalização e gestão.
Vamos lá como proceder, quais documentos levantar e pontos relevantes:
1. Como Proceder (Passo a Passo)
Desculpe mais tenho que citar “Contratar um Profissional Contábil” que é você: O primeiro passo indispensável é buscar um contador ou escritório de contabilidade para realizar um diagnóstico da situação fiscal e contábil.
Diagnóstico e Levantamento de Pendências: O contador levantará as pendências na Receita Federal, (e-Cac) e Procuradoria, FGTS, Estadual e Municipal, identificando o que foi omitido (declarações, impostos) desde a abertura.
Elaboração do Balanço de Abertura: Como não há histórico, a contabilidade cria um "Balanço de Abertura", que é uma fotografia do patrimônio atual da empresa (ativos, passivos e patrimônio líquido) para iniciar a escrituração.
· Como não há histórico contábil, você deve realizar um levantamento patrimonial.
Como não há histórico contábil, você deve realizar um levantamento patrimonial.
Arrolamento de Bens: Liste tudo o que a empresa possui (máquinas, estoques, móveis).
Levantamento de Direitos: Identifique valores a receber de clientes.
Levantamento de Obrigações: Liste todas as dívidas, empréstimos e impostos atrasados.
Definição do Capital Social: O valor inicial será o que consta no Contrato Social da empresa
· Documentos Societários e Fiscais
· Contrato Social ou Estatuto e todas as suas alterações.
· CNPJ e Inscrições Estadual/Municipal.
· Notas Fiscais de entrada (compras) e saída (vendas).
· Livros Fiscais de apuração de impostos (ICMS, ISS, IPI).
· Documentos Financeiros
o Extratos Bancários completos (incluindo aplicações financeiras).
o Comprovantes de despesas (aluguel, luz, água, internet, honorários).
o Contratos de Empréstimos ou financiamentos ativos.
· Informações de RH e Inventário
o Folha de Pagamento e documentos de funcionários.
· Inventário de Estoque detalhado com valores na data do fechamento do balanço de abertura.
Regularização das Obrigações Acessórias: Entregar as declarações (SPED, DCTF, DEFIS, etc.) que ficaram atrasadas.
Regularização de Débitos: Negociar ou pagar impostos não pagos (emissão de notas, INSS, tributos federais).
2. Documentos e Informações a Levantar
Para iniciar a regularização, precisará reunir:
Documentos Societários: Contrato Social, alterações contratuais, CNPJ, inscrição estadual/municipal e alvarás.
Documentos Financeiros (Histórico): Extratos bancários de todas as contas da empresa (desde a abertura, se possível, ou dos últimos anos), comprovantes de pagamentos (água, luz, aluguel), contratos de compra/venda.
Notas Fiscais: Emissões e recebimentos (XMLs) de mercadorias e serviços.
Inventário de Estoque: Relação física dos produtos em estoque na data do balanço de abertura.
Imobilizado: Lista de bens (máquinas, veículos, móveis, computadores) de propriedade da empresa.
Certificado Digital: Essencial para acessar o Portal e-CAC e validar as informações junto ao Fisco.
3. Pontos Relevantes a Observar
Obrigatoriedade: Exceto para o MEI, a contabilidade é obrigatória para todas as empresas (incluindo Simples Nacional), conforme o Código Civil e normas do CFC.
Retificação de Obrigações: Se a regularização contábil mostrar que impostos foram pagos a menos no passado, será necessário retificar as declarações acessórias e recolher a diferença com encargos.
Riscos de não ter Contabilidade: Sem ela, a empresa não pode distribuir lucros acima do limite presumido com isenção de impostos, tem dificuldades em licitações e problemas para obter crédito bancário.
· Certificado Digital: É a ferramenta essencial para que o contador acesse portais governamentais e recupere informações que possam estar perdidas
Risco de Fiscalização: A falta de contabilidade expõe a empresa a multas, autuações e, em casos extremos, a inaptidão do CNPJ.
Consequência da Inaptidão: Se o CNPJ ficar inapto, a empresa não pode emitir notas fiscais, perde o acesso a contas bancárias e os sócios podem ser responsabilizados pessoalmente pelas dívidas.
MEI x Outros Regimes: Se a empresa era MEI e cresceu, ela se tornou obrigada à contabilidade regular. A regularização deve considerar essa transformação.
Responsabilidade Legal: A responsabilidade civil pelo não cumprimento das obrigações contábeis é do sócio administrador, e se houve contador anterior negligente, ele pode ser corresponsabilizado.
Benefícios da Regularização: Além de evitar multas, a contabilidade regular permite a distribuição de lucros aos sócios com isenção de imposto de renda, obtenção de empréstimos bancários e participação em licitações.
Recomendação: Aja rápido. Regularizar voluntariamente (denúncia espontânea) costuma ser mais barato do que ser autuado pela fiscalização.
