Fornecedores em aberto

Boa tarde, Paulo,

Essa é uma situação muito comum em escritórios que assumem clientes com a contabilidade desorganizada ou que identificam inconsistências em revisões de balanço. Vou detalhar o caminho correto.

Diagnóstico inicial
Antes de qualquer lançamento, é fundamental fazer um levantamento completo da situação para entender o que está por trás desses saldos em aberto. As perguntas que precisam ser respondidas são em que exercício os pagamentos foram realizados, se há comprovantes bancários dos pagamentos, se os valores são relevantes individualmente ou no conjunto, e se os fornecedores ainda existem e poderiam eventualmente cobrar os valores novamente.
Esse diagnóstico define tanto o tratamento contábil quanto o tratamento fiscal dos lançamentos de regularização.

O tratamento contábil
Para dar baixa nos saldos de fornecedores que já foram pagos em exercícios anteriores sem o registro correspondente na contabilidade, o lançamento básico é débito em Fornecedores e crédito em uma conta de resultado. A conta de crédito vai depender da natureza do ajuste e do exercício em que ocorreu.
Se o pagamento ocorreu no próprio exercício corrente e ainda está dentro do mesmo ano fiscal, o lançamento pode ser feito simplesmente como estorno ou regularização da conta de fornecedores com crédito na conta de despesa original ou em ajustes de exercícios anteriores.
Se o pagamento ocorreu em exercícios anteriores já encerrados, o lançamento deve ser feito a crédito da conta de Receitas ou Ganhos de Exercícios Anteriores, conforme a NBC TG 23 que trata de políticas contábeis, mudança de estimativa e retificação de erro. Nesse caso o ajuste é classificado como retificação de erro de período anterior e deve ser evidenciado nas notas explicativas das demonstrações contábeis.

O impacto tributário é o ponto mais crítico
Aqui está o ponto que merece mais atenção. Quando os saldos de fornecedores são baixados a crédito de resultado, essa operação gera receita tributável, e o tratamento fiscal depende do regime tributário da empresa.
No Lucro Real, a baixa do passivo de fornecedores sem pagamento correspondente é tratada como receita operacional tributável pelo IRPJ e CSLL no período em que o lançamento é feito, além de entrar na base do PIS e COFINS se a empresa estiver no regime não cumulativo.
No Lucro Presumido, o mesmo raciocínio se aplica, com a receita integrando a base de cálculo do IRPJ, CSLL, PIS e COFINS no trimestre do lançamento.
No Simples Nacional, a receita entra na base de cálculo do DAS no mês do lançamento.

A prescrição como argumento
Vale verificar se os débitos junto aos fornecedores já estão prescritos, porque o prazo prescricional para cobranças de fornecedores em geral é de cinco anos conforme o Código Civil. Se os saldos são de exercícios muito anteriores e já estão prescritos, isso reforça juridicamente a baixa, mas não elimina o impacto tributário da receita reconhecida.

Como documentar a regularização
Para dar segurança ao processo, é importante documentar cada baixa com o comprovante de pagamento que demonstre que a obrigação foi efetivamente quitada, o histórico contábil explicando a natureza do ajuste, e se possível uma declaração do fornecedor ou extrato que comprove a quitação. Essa documentação é essencial em caso de fiscalização posterior.

Resumo do lançamento
O lançamento correto é débito em Fornecedores pelo valor do saldo a regularizar e crédito em Receita de Exercícios Anteriores ou Ajuste de Exercícios Anteriores, dependendo da política contábil adotada pela empresa. O impacto tributário precisa ser calculado e provisionado para evitar surpresas no fechamento do período.

Antes de qualquer baixa, investigue cada saldo individualmente — passivo de fornecedor não se zera "em bloco". O tratamento muda conforme dois eixos:

(i) há comprovação documental do pagamento? e (ii) o exercício de origem ainda está dentro do prazo de retificação da ECD/ECF? Sem essa triagem, você corre risco simétrico: deixar passivo fictício no balanço (distorce DFs e índices) ou baixar dívida ainda exigível (autuação por dolo na supressão de obrigação).

a) Pagamento comprovado e exercício já encerrado/SPED entregue

Há recibo, comprovante de PIX/TED, cheque compensado ou conciliação bancária mostrando a saída — apenas a baixa contábil em Fornecedores nunca foi feita. Como o exercício está fechado e a ECD/ECF transmitidas (em regra fora do prazo útil de retificação), o ajuste não transita pelo resultado corrente — é correção de erro de período anterior pelo CPC 23 / NBC TG 23, registrada diretamente no Patrimônio Líquido.

Se o Banco contábil já reflete a saída — caso típico, em que o pagamento foi lançado contra conta errada (Diversos a Pagar, Adiantamentos, Sócio-conta) — o saneamento é reclassificação dentro do passivo/PL. Se a saída do Banco também nunca foi escriturada (raro, porque conciliações posteriores teriam acusado), o crédito vai contra Banco, com Notas Explicativas ostensivas.

1. Ajuste Retrospectivo — Pagamento Não Baixado em Fornecedor

D – Fornecedores ([Razão Social]) (Passivo Circulante / Obrigações com Fornecedores) ............ R$ X

C – Lucros ou Prejuízos Acumulados — Ajustes de Exerc. Anteriores (Patrimônio Líquido / Lucros Acumulados) ............ R$ X

Histórico: Vlr. ref. ajuste retrospectivo baixa fornec. [Razão Social] pago exerc. [AAAA] cfe. CPC 23.

Doc: Comprovante original do pagamento (PIX/TED/recibo) + memória de cálculo do saneamento + Nota Explicativa.

Fundamento contábil: CPC 23 / NBC TG 23 (Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro) — erro material de período anterior corrige-se por reapresentação retrospectiva, com contrapartida em Lucros/Prejuízos Acumulados, não em resultado corrente. Fundamento fiscal: Lei 6.404/76, art. 186 (movimentação do PL) + escrituração lastreada em documentos hábeis (princípio do RIR/2018, capítulo de obrigações acessórias).

Importante: se ainda dentro do prazo de retificação da ECD/ECF do ano de origem (verificar IN vigente), a alternativa preferível é retificar o SPED daquele exercício e lançar a baixa na data correta — mais limpo, evita o ajuste em PL. Use a via retrospectiva apenas quando o prazo já correu.

b) Sem comprovação de pagamento e dívida provavelmente prescrita

Não há comprovante de saída, o credor desapareceu (CNPJ baixado/inapto, empresa extinta, cobrança nunca executada) e o prazo prescricional já correu. Pela regra geral do CC, art. 206, §5º, I, prescrevem em 5 anos as dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (3 anos para reparação civil, §3º, V) — extinta a obrigação por inércia do credor, o passivo deixa de existir.

A baixa configura redução de passivo sem contrapartida de saída — pelo regime de competência, é insubsistência passiva, receita tributável no exercício do reconhecimento. Não cabe ajuste retrospectivo: o fato gerador é a constatação da prescrição agora, não a omissão passada.

2. Baixa por Insubsistência Passiva — Prescrição da Dívida

D – Fornecedores ([Razão Social]) (Passivo Circulante / Obrigações com Fornecedores) ............ R$ X

C – Outras Receitas Operacionais — Insubsistência Passiva (Resultado / Receitas / Outras Receitas Operacionais) ............ R$ X

Histórico: Vlr. ref. baixa fornec. [Razão Social] por insubsistência passiva cfe. CC art. 206.

Doc: Parecer jurídico interno atestando a prescrição + extratos bancários do período + consulta de situação cadastral do credor (RFB/Junta).

Fundamento contábil: CPC 25 / NBC TG 25 (Provisões, Passivos Contingentes e Ativos Contingentes) — passivo deixa de existir quando não há obrigação presente.

Fundamento fiscal/civil: CC, arts. 205 e 206 (prescrição) + tratamento de insubsistência passiva como receita no regime de competência + tributação conforme regime: no Lucro Real, integra base de IRPJ, CSLL e PIS/COFINS não-cumulativos; no Lucro Presumido, é acréscimo direto à base de IRPJ/CSLL (Lei 9.430/96, art. 25, II), sem incidência de PIS/COFINS cumulativos por não ser receita da atividade (Lei 9.718/98, art. 3º); no Simples Nacional, fica em regra fora do DAS (que tributa receita bruta da atividade), mas documente robustamente para suportar fiscalização.

Atenção: rode quatro filtros antes de baixar qualquer saldo antigo:

(i) cruzar com extratos bancários dos últimos 5–10 exercícios para localizar a saída;

(ii) consultar situação cadastral do CNPJ do fornecedor (RFB, Junta, Sintegra) — credor baixado/inapto reforça a prescrição;

(iii) verificar se o título não está em protesto, cobrança judicial ativa, parcelamento ou confissão de dívida posterior — qualquer desses interrompe a prescrição (CC, art. 202) e reabre o prazo;

(iv) emitir Nota Explicativa detalhando o saneamento, valores, contrapartes e fundamento — é a defesa documental contra autuação por supressão de obrigação ou falsidade na escrituração (CTN, art. 149, VII).

Utilizar conta de Ajuste de Exercicios Anteriores do PL.