Boa tarde, Kary,
A situação de vocês é um erro de controle patrimonial que precisa ser corrigido antes de qualquer coisa, e a boa notícia é que isso não tem relação nenhuma com a parte fiscal da venda futura, é só um ajuste contábil e de cadastro.
O que aconteceu foi que duas máquinas distintas, fisicamente separadas, foram registradas sob um único código de ativo, o que é um problema comum quando a nota fiscal traz mais de um item igual ou similar e a pessoa responsável pelo cadastro simplifica lançando tudo junto. Cada bem do ativo imobilizado, mesmo que idêntico e adquirido na mesma nota, deveria ter seu próprio código individual, exatamente para que baixas parciais como essa não gerem esse tipo de confusão.
Para regularizar, o caminho é reabrir o controle patrimonial referente a essa aquisição de 2024 e desmembrar o lançamento em dois ativos distintos, com códigos próprios, refletindo o custo de aquisição de cada máquina individualmente, a depreciação acumulada até a data da venda de fevereiro de 2025, e o valor residual de cada uma naquele momento. Isso normalmente é feito com uma estorno da baixa incorreta e um novo lançamento already separando as duas máquinas com seus históricos de depreciação recalculados proporcionalmente, já que o valor de aquisição e a depreciação da nota original precisam ser rateados entre as duas máquinas, a não ser que vocês já tivessem esse rateio documentado desde 2024.
Depois desse desmembramento, a baixa da máquina que foi efetivamente vendida em fevereiro de 2025 permanece como já foi contabilizada, e a segunda máquina volta a constar como ativo imobilizado em uso, com seu valor residual correto, pronta para ser baixada quando a venda dela realmente ocorrer.
Sobre a preocupação de vocês com o ICMS, o desmembramento cadastral não muda nada na análise fiscal da nova venda. A isenção de ICMS para venda de bem do ativo imobilizado com mais de doze meses de uso, prevista no Convênio ICMS 64/2006 e internalizada na legislação de Santa Catarina através do RICMS-SC, Anexo 2, Artigo 1º, é aplicada com base na data de aquisição e no tempo de uso efetivo do bem dentro da empresa, e não na data em que ele foi corretamente cadastrado ou baixado no sistema. Como a máquina foi adquirida em 2024 e está sendo vendida agora, o requisito temporal de mais de doze meses de uso está atendido, então a isenção se aplica normalmente, desde que a máquina realmente tenha sido usada na atividade da empresa e não apenas mantida em estoque à disposição para venda, o que descaracterizaria a condição de ativo imobilizado.
Um ponto importante é documentar bem esse ajuste retroativo, com um memorando interno ou nota explicativa que descreva o erro original e a correção realizada, porque isso serve de suporte caso haja alguma fiscalização futura sobre a movimentação do ativo imobilizado da empresa, já que existe uma baixa em fevereiro de 2025 que precisa ficar claramente justificada como referente a apenas uma das duas máquinas.
Vale também revisar, junto ao sistema utilizado, se existe algum módulo específico de correção de cadastro de ativo com efeito retroativo, para que a depreciação recalculada dos dois bens fique consistente com os lançamentos contábeis já realizados em 2024 e 2025, evitando divergência entre o controle de ativo e a contabilidade.