Olá Jaqueline, bom dia.
Para empresas do Lucro Presumido, a regra de obrigatoriedade da ECD vincula-se à distribuição de lucros ou à manutenção de livro caixa.
A Regra: De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, as empresas do Lucro Presumido estão obrigadas à ECD se:
Não utilizarem a prerrogativa do Livro Caixa (prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981/1995); ou
Distribuírem parcela de lucros ou dividendos sem incidência do IRRF em valor superior ao valor da base de cálculo do imposto, diminuída dos impostos federais (o lucro isento excedente à presunção).
Seu Caso: Se a empresa não teve receita nem despesa, dificilmente houve distribuição de lucro. Porém, se a empresa mantém Escrituração Contábil regular (em vez de Livro Caixa), a entrega da ECD é recomendada para manter o histórico contábil e evitar problemas na recuperação dos saldos para a ECF.
Entrega da ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
Aqui a regra é mais rígida. Toda pessoa jurídica tributada pelo Lucro Presumido deve entregar a ECF, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021.
Empresa Inativa vs. Sem Movimento: Existe uma diferença fundamental. Se a empresa não realizou nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira (inclusive aplicações financeiras), ela é considerada Inativa.
Sem Receita mas com Movimento: Se a empresa pagou taxas bancárias, renovou certificado digital ou teve qualquer alteração no balanço (mesmo que apenas atualização de saldo de caixa/banco), ela não está inativa, está apenas "sem receita".
Procedimento na ECF: Você deve entregar a ECF normalmente. Se não houver entrega da ECD, você preencherá os blocos de forma simplificada (Livro Caixa), mas os dados do Balanço Patrimonial são obrigatórios.
3. Como proceder com o Balanço?
Mesmo sem receitas ou despesas novas, o Balanço Patrimonial nunca é inexistente. Ele é uma fotografia da posição financeira.
Saldos Anteriores: O Balanço de 31/12/2025 deverá repetir os saldos de 31/12/2024. Se a empresa tem R$ 1.000,00 no Capital Social e R$ 1.000,00 no Caixa, esse saldo permanece.
Despesas Não Comprovadas: Se houve gastos, mas não há documentos idôneos (NF ou recibo), contabilmente você não pode registrá-los como despesas dedutíveis. Se o dinheiro saiu do caixa, mas não há comprovação, isso pode ser caracterizado como "Pagamento sem Causa" (sujeito a IRRF de 35% sobre o valor bruto) ou adiantamento a sócios.
Recomendação: Se realmente não houve movimentação financeira (nem 1 centavo de taxa bancária), você apenas replica o balanço do ano anterior. Caso contrário, registre as movimentações patrimoniais que ocorreram.
Ponto de Atenção: Verifique se a empresa pagou o Certificado Digital ou a Anuidade do CRC/Taxa de Incêndio/Alvará. Se pagou, houve movimentação financeira/patrimonial, logo, a empresa não é inativa e deve entregar as obrigações mencionadas.
Espero ter ajudado.
