Boa tarde, Cassiani,
Que situação interessante e bastante comum na prática contábil envolvendo órgãos públicos. Vou abordar cada ponto da sua dúvida.
Responsabilidade pelo recolhimento do IRRF
A regra é clara: quem retém e recolhe o IRRF é a fonte pagadora, ou seja, a Prefeitura. Isso está previsto no artigo 722 do RIR/2018 (Decreto 9.580/2018), que estabelece que as pessoas jurídicas de direito público são obrigadas a reter o IRRF no momento do pagamento ao prestador. Portanto, a responsabilidade pelo recolhimento jamais transfere ao prestador de serviço, a não ser em situações muito específicas previstas em lei, o que não é o caso aqui.
Quando a Prefeitura solicita os DARFs ao fornecedor, ela está, na prática, tentando repassar uma obrigação que era exclusivamente dela. A resposta adequada é justamente apontar isso, com respaldo legal.
O que responder à Prefeitura
No caso da empresa de transporte escolar, a orientação é formalizar por escrito que a responsabilidade pelo recolhimento do IRRF era da própria Prefeitura como fonte pagadora, nos termos do RIR/2018. Se a retenção não foi feita na época, o débito tributário é da Prefeitura perante a Receita Federal, não do prestador. O fornecedor não tem como apresentar DARFs de um imposto que ele não estava obrigado a recolher.
Vale mencionar ainda o artigo 45 do CTN, que diz que a lei pode atribuir à fonte pagadora a condição de responsável pela retenção e recolhimento do imposto. E no caso do IRRF sobre serviços pagos por órgãos públicos, essa atribuição está consolidada na legislação.
Caso das associações e cooperativas do PNAE
Aqui o cenário é ainda mais favorável aos fornecedores. As aquisições de gêneros alimentícios da agricultura familiar pelo PNAE, realizadas por meio de chamada pública, têm natureza jurídica distinta de uma prestação de serviços comercial comum. A Lei 11.947/2009, que regulamenta o PNAE, e as resoluções do FNDE que disciplinam esse processo reforçam que essas operações envolvem agricultores familiares, assentados, silvicultores, aquicultores, entre outros, cujo tratamento tributário difere da regra geral.
Além disso, muitas dessas associações e cooperativas podem ter isenção ou não incidência de IRRF a depender de sua natureza jurídica e do tipo de renda auferida. Cooperativas de trabalho, por exemplo, têm regras próprias. Associações sem fins lucrativos, dependendo da sua situação, podem também estar fora do alcance da retenção.
Recomendo verificar, caso a caso, a natureza jurídica de cada entidade e se havia mesmo obrigação de retenção. Em muitos desses casos, a notificação da Prefeitura pode ser resultado de uma revisão fiscal genérica que não considerou as particularidades de cada fornecedor.
Se houve retenção mas não há comprovante
Esse é um problema prático bastante frequente com órgãos públicos. Quando a Prefeitura reteve o IRRF mas não emitiu o informe de rendimentos ou o comprovante de retenção, o prestador tem algumas alternativas:
A primeira é solicitar formalmente à Prefeitura o informe de rendimentos, que é uma obrigação dela. Esse documento é o meio oficial para que o beneficiário comprove a retenção sofrida e possa utilizá-la como dedução no IRPJ ou na DIRPF.
Se a Prefeitura não fornecer o informe, o contribuinte pode utilizar outras provas da retenção, como os próprios recibos ou notas fiscais com indicação de retenção, extratos bancários mostrando o valor líquido recebido, e qualquer correspondência que demonstre que o desconto ocorreu. Com essa documentação, é possível fundamentar a dedução na apuração do IRPJ ou solicitar compensação/restituição junto à Receita Federal por meio do PER/DCOMP.
Na prática, é recomendável insistir primeiro pela via administrativa com a Prefeitura, documentando tudo por escrito. Se necessário, o caminho é registrar o crédito com base na documentação disponível e estar preparado para justificá-lo perante eventual questionamento da Receita.
Em resumo
A Prefeitura não pode simplesmente transferir ao fornecedor a responsabilidade por uma obrigação que era dela. O fornecedor deve responder por escrito, com base legal, esclarecendo que não tem obrigação de apresentar DARFs de retenções que cabiam à fonte pagadora realizar. E, nos casos em que houve retenção sem comprovante, o caminho é exigir o informe e, se não vier, usar a documentação disponível para resguardar o direito ao crédito.