Olá Walter, tudo bem?
Sim, é muito importante que você documente essa solicitação e as orientações dadas ao cliente, especialmente em casos em que ele opta por não seguir recomendações técnicas ou fiscais, como deixar de informar pró-labore ou declarar despesas. Isso serve como proteção profissional em caso de fiscalização ou questionamento futuro.
Você pode formalizar isso de forma simples, por escrito, e assinado fisicamente ou digitalmente. Também pode ser por e-mail, mas é mais seguro ter um documento com linguagem clara e a assinatura do cliente, seja em papel ou por assinatura eletrônica.
A seguir, um modelo de declaração de responsabilidade do cliente, adaptado à situação:
Declaração de Responsabilidade – Regularização e Encerramento de Empresa
Eu, [nome do cliente], inscrito no CPF sob o nº [xxx.xxx.xxx-xx], titular da empresa [nome empresarial], CNPJ nº [xx.xxx.xxx/0001-xx], declaro, para os devidos fins, que estou ciente de todas as obrigações contábeis, fiscais e previdenciárias relativas ao período de desenquadramento do MEI até o encerramento da empresa.
Informo que optei por não declarar pró-labore, bem como não apresentar despesas com documentos fiscais para escrituração contábil, mesmo tendo sido devidamente orientado(a) pelo profissional contábil responsável sobre os riscos e exigências legais relacionadas.
Declaro ainda que solicitei a regularização dos tributos e obrigações mínimas para posterior encerramento das atividades da empresa, assumindo total responsabilidade pelas consequências legais e tributárias desta decisão.
Por ser verdade, firmo a presente.
Local e data: ________________________
Assinatura do cliente: ___________________________________
Nome completo: ________________________________________
Você pode enviar esse documento para o cliente por e-mail ou WhatsApp e solicitar a devolução assinado, ou usar ferramentas de assinatura eletrônica.
Espero ter ajudado.