O MEI é dispensado de escrituração contábil formal: basta o Relatório Mensal de Receitas Brutas e a guarda das notas (LC 123/2006, art. 26, §§ 1º e 2º, e Resolução CGSN 140/2018). Fazer a contabilidade é uma opção, e ela vale a pena justamente por causa do Imposto de Renda da pessoa física.
Por que a contabilidade reduz o IRPF
O lucro distribuído ao titular é isento. Sem escrituração, porém, a isenção fica limitada ao lucro presumido: receita bruta × percentual do art. 15 da Lei 9.249/1995, que é 8,00% para comércio, indústria e transporte de carga, 16,00% para transporte de passageiros e 32,00% para serviços (LC 123, art. 14, § 1º). Na declaração, o que a titular retirou acima disso entra como rendimento tributável recebido de PJ, usando o CNPJ do próprio MEI.
O § 2º do mesmo artigo afasta esse limite quando a empresa mantém escrituração contábil e evidencia lucro superior ao presumido. Nesse caso, todo o lucro contábil apurado pode ser distribuído como isento.
Exemplo com um MEI de comércio que faturou R$ 80.000,00 e teve R$ 50.000,00 de despesas comprovadas, ou seja, lucro real de R$ 30.000,00:
Sem contabilidade | Com contabilidade | |
Parcela isenta | R$ 6.400 (8,00%) | R$ 30.000,00 |
Parcela tributável no IRPF | R$ 23.600,00 | R$ 00,00 |
Para serviços o ganho é menor, porque a presunção já é de 32,00%. A contabilidade só compensa quando a margem real é maior que o percentual presumido. Se as despesas forem altas e o lucro contábil ficar abaixo do presumido, a escrituração não traz vantagem.
Por onde começar
Formalize o serviço. Faça um contrato ou aditivo, já que a escrituração muda o escopo e a sua responsabilidade técnica. O ideal é cobrir o ano-calendário inteiro. Como estamos em outubro, comece a escrituração retroativamente a partir de 1º de janeiro de 2026, para que ela suporte toda a distribuição de lucros declarada no IRPF 2027.
Monte o balanço de abertura em 01/01. Levante caixa, saldo bancário, estoque, equipamentos e eventuais dívidas. Sem um saldo inicial confiável, a DRE do ano fica frágil.
Separe pessoa física e pessoa jurídica. É o ponto mais crítico. Se ela não tem conta PJ, oriente abrir uma agora. Para o período anterior, será preciso segregar no extrato o que é da empresa e o que é pessoal. Mistura patrimonial é o que mais derruba uma escrituração numa eventual fiscalização.
Colete a documentação. Você vai precisar de:
ð Notas emitidas e notas de compra;
ð Extratos bancários e das maquininhas e plataformas;
ð Recibos de despesas da atividade (aluguel, energia, internet, insumos, fretes, DAS);
ð Folha e encargos do empregado, se houver (eSocial e FGTS Digital).
Só entra como despesa o que estiver comprovado e for ligado à atividade.
Escriture seguindo a ITG 1000, o modelo simplificado para ME e EPP, que se aplica bem ao MEI. Use um plano de contas enxuto e faça conciliação bancária mensal. Controle o estoque para apurar o CMV, se ela for comércio ou indústria, e registre a depreciação do imobilizado.
Registre as retiradas como distribuição de lucros. Lance as transferências da conta PJ para a PF como débito em Lucros Distribuídos e crédito em Banco. Evite pró-labore: ele seria tributável, e a contribuição previdenciária dela já está no DAS-MEI. Se ela retirar mais do que o lucro apurado, o excesso não é isento. Trate como adiantamento ou mútuo, ou ajuste as retiradas antes do fechamento.
Feche o ano. Elabore Balanço Patrimonial, DRE, Livro Diário e Razão, assinados por você com o número do CRC. Recomendo autenticar o Diário na Junta Comercial, pois isso dá muito mais força probatória perante a Receita. Emita também um informe ou declaração de lucros distribuídos para a titular.
Na declaração do IRPF
Informe o lucro distribuído em Rendimentos Isentos e Não Tributáveis, na linha de lucros e dividendos recebidos, com o CNPJ do MEI. Havendo escrituração com lucro contábil superior ao presumido e retiradas dentro desse lucro, não sobra parcela tributável vinda do MEI. A DASN-SIMEI continua sendo entregue normalmente; ela não se confunde com a contabilidade.
Dois cuidados para alinhar a expectativa da cliente.
1º. Primeiro, a contabilidade zera o imposto sobre o que vem do MEI, mas se ela tiver outras rendas (salário, aluguel, aposentadoria), essas continuam tributadas normalmente.
2º. Segundo, pela Lei 15.270/2025, a nova tributação de dividendos só alcança valores acima de R$ 50.000,00 mil por mês da mesma empresa e rendas anuais acima de R$ 600.000,00 mil. Pelo teto de faturamento do MEI, na prática isso não deve atingi-la, mas vale acompanhar a regulamentação.
Que esclarecer um ponto muito importante:
Nem a lei nem o CRC/CFC obrigam o MEI a ter contabilidade formal.
Na lei, a dispensa é expressa e está em dois lugares. A LC 123/2006, art. 26, §§ 1º e 2º, dispensa o MEI de escrituração fiscal e contábil e exige apenas o Relatório Mensal de Receitas Brutas, com as notas de compra e venda anexadas. O Código Civil chega ao mesmo resultado: o art. 1.179, § 2º, dispensa o pequeno empresário da escrituração e do levantamento de balanço, e o art. 68 da LC 123 define pequeno empresário justamente como o MEI. A Resolução CGSN 140/2018 repete a dispensa na regulamentação do Simples.
As normas do CFC (ITG 1000, ITG 2000) obrigam você, não a cliente. O CFC só pode regulamentar o exercício da profissão contábil; não cria obrigação para empresário que a lei complementar dispensou. A ITG 2000 tem redação ampla sobre a escrituração por “todas as entidades”, o que alimenta essa confusão, mas ela não se sobrepõe à LC 123 nem ao Código Civil. O CFC, como instituição, defende que toda empresa deveria ter contabilidade como boa prática e instrumento de gestão. Isso é posicionamento, não obrigação legal.
O que muda é o seu lado. A partir do momento em que você aceita fazer a contabilidade do MEI, ela passa a ser um trabalho técnico sob sua responsabilidade profissional, e aí as normas do CFC se aplicam integralmente:
Seguir a ITG 1000 e a ITG 2000 na escrituração;
Ter contrato de prestação de serviços por escrito, conforme o Código de Ética (NBC PG 01);
Assinar as demonstrações com o seu número de CRC;
Responder ética e civilmente pelo que for escriturado.
Uma contabilidade mal feita gera responsabilidade para você, ainda que a cliente não fosse obrigada a tê-la.
Na prática, a contabilidade do MEI é facultativa, mas passa a ser necessária quando ela quer algo que depende dela:
Distribuir lucro isento acima do presumido (LC 123, art. 14, § 2º), que é o caso da sua cliente;
Obter crédito bancário com demonstrações;
Participar de algumas licitações;
Ter prova contábil em eventual litígio.
Esse último ponto você conhece bem da perícia: Sem escrituração, a prova da movimentação real da empresa fica muito mais frágil.
Para a sua cliente, a argumentação é esta: Ela não é obrigada, mas sem contabilidade perde o direito de declarar como isento o lucro que exceder o percentual presumido.