Olá Jaqueline. Bom dia.
Sim, a ECF deve ser apresentada refletindo exatamente a realidade do período.
O Regime de Caixa no Lucro Presumido afeta exclusivamente o momento do reconhecimento das receitas brutas para fins de tributação do IRPJ, CSLL, PIS e COFINS (que só serão tributadas quando forem efetivamente recebidas). Ele não anula a existência das despesas, obrigações trabalhistas ou provisões da empresa.
Faturamento Zerado: Como não houve receita escriturada nem recebida, as bases de cálculo do IRPJ e da CSLL na ECF serão zero.
Informação dos Débitos/Despesas: Se a empresa entrega a ECF utilizando os blocos contábeis (C, E, L, M, P), as despesas com folha de pagamento e os débitos trabalhistas/previdenciários constituídos no passivo devem ser demonstrados, gerando um prejuízo contábil no período (o que é perfeitamente normal para uma empresa sem receita).
Atenção ao Bloco Q (Livro Caixa): Se a empresa não entrega a ECD e opta por apresentar apenas o Livro Caixa na ECF (Bloco Q), e realmente não houve nenhuma entrada ou saída financeira na conta da empresa (nem para pagar o funcionário), o Bloco Q ficará praticamente zerado ou refletirá apenas eventuais aportes de capital dos sócios para cobrir tarifas bancárias, se houver.
A obrigatoriedade da ECD no Lucro Presumido não está vinculada ao regime tributário (Competência ou Caixa), mas sim ao volume de distribuição de lucros ou à manutenção do Livro Caixa.
Segundo a legislação da Receita Federal (Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021), a empresa no Lucro Presumido está dispensada da ECD se:
Utilizar a prerrogativa do parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981/1995 e mantiver a escrituração do Livro Caixa contendo toda a movimentação financeira.
Não tiver distribuído lucros isentos acima do valor da presunção (o que é o seu caso, já que não há receita nem lucro a distribuir).
Conclusão sobre a ECD: Se a empresa optar pelo Livro Caixa, ela não precisa entregar a ECD. Nesse caso, as informações financeiras (mesmo que zeradas) serão prestadas diretamente no Bloco Q da ECF.
Por outro lado, se a contabilidade preferir manter a escrituração contábil regular (balanço/DRE) mesmo sem receita, a ECD pode ser entregue de forma facultativa para respaldar o prejuízo acumulado.
A ausência de receitas não isenta a empresa do cumprimento das obrigações acessórias decorrentes da sua folha de pagamento e da sua existência jurídica. As principais penalidades mapeadas para este cenário são:
Se a ECF for entregue fora do prazo (geralmente o último dia útil de julho), as multas para empresas do Lucro Presumido que não apuram o imposto pelo Lucro Real são calculadas com base na receita bruta ou são fixas por atraso:
Multa padrão: $0,5\%$ do valor da receita bruta do período a que se refere a escrituração, para as que não atenderem aos requisitos de apresentação.
Como a receita é zero, a legislação prevê multas mínimas pelo atraso na entrega de obrigação acessória (arts. 11 e 12 da Lei nº 11.051/2004, combinados com o art. 57 da MP nº 2.158-35/2001), que costumam ser de R$ 500,00 por mês de atraso (ou fração) para pessoas jurídicas em início de atividade, imunes/isentas ou que apuraram Lucro Presumido no período anterior. Há redução de 50% se for paga antes de qualquer procedimento de ofício.
Se os débitos trabalhistas existem na realidade fática (o funcionário trabalhou), mas a empresa não declarar esses valores nas obrigações competentes (como o eSocial e a DCTFWeb), ela estará sujeita a:
Multa por atraso na DCTFWeb: Mínimo de R$ 500,00 (para incorreção de informações de empresas ativas).
Multas do eSocial: Pelo atraso no envio dos eventos de fechamento da folha (S-1299) e tabelas, além de fiscalizações do Ministério do Trabalho pela falta de pagamento dos salários e do FGTS (através do FGTS Digital).
Espero ter ajudado.