Bom dia, Kenya,
Vou tentar esclarecer os pontos que você levantou, porque essa operação de distribuição de software estrangeiro para clientes brasileiros realmente reúne algumas questões que merecem atenção específica.
Sobre a natureza da operação, o entendimento que prevalece hoje, especialmente após o julgamento das ADIs 1945 e 5659 pelo Supremo Tribunal Federal e a consolidação trazida pela ADC 49, é que o licenciamento ou a cessão de direito de uso de software, seja ele padronizado (de prateleira) ou desenvolvido por encomenda, configura prestação de serviço sujeita ao ISS, e não circulação de mercadoria sujeita ao ICMS. Isso valeu tanto para software físico quanto para software disponibilizado por download ou por acesso remoto (SaaS). Então, no caso do seu cliente, que atua revendendo ou distribuindo licenças de um software estrangeiro para usuários finais no Brasil, a operação de venda ao cliente final brasileiro deve ser tratada como prestação de serviço, com emissão de Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), e não como uma operação de venda de mercadoria com NF-e modelo 55. A exceção seria se o software fosse fornecido em algum suporte físico junto com outros elementos que caracterizassem uma operação mista, mas pela descrição que você trouxe, o caso é de licenciamento, então o caminho natural é a NFS-e.
Quanto ao CNAE, o código 6203-1/00, que trata de desenvolvimento e licenciamento de programas de computador não customizáveis, é adequado para atividades de comercialização de licenças de uso de software padronizado. Se a empresa do seu cliente também for responsável por customizações, suporte técnico local, treinamento ou implantação, pode ser interessante avaliar a inclusão de CNAEs complementares, como o 6209-1/00 (suporte técnico, manutenção e outros serviços em tecnologia da informação) ou até o 6202-3/00, dependendo do escopo real dos serviços prestados. Mas para a atividade principal de distribuição e revenda de licenças, o 6203-1/00 atende bem.
Agora, sobre a estruturação da apuração, aqui a operação realmente tem duas pontas que precisam ser tratadas separadamente. A primeira ponta é a aquisição do software junto à empresa estrangeira. Como não existe uma nota fiscal brasileira emitida pelo fornecedor do exterior, o documento hábil para essa aquisição é mesmo a invoice internacional, acompanhada do contrato de licenciamento ou distribuição, se houver. Essa operação de importação de um serviço (licença de uso de software) está sujeita à tributação na entrada, mesmo sem o registro de uma declaração de importação como ocorre com mercadorias físicas. Sobre o valor remetido ao exterior, incide o IOF sobre operações de câmbio, hoje com a alíquota de 3,5% para grande parte das remessas relacionadas a serviços, incluindo softwares e licenciamentos, salvo alguma exceção específica prevista na regulamentação do Banco Central e da Receita Federal vigente à época do pagamento. Incide também o ISS na importação de serviços, sendo o próprio tomador brasileiro, ou seja, a empresa do seu cliente, o responsável pelo recolhimento na condição de responsável tributário, conforme a legislação do município onde ela está estabelecida. Some-se a isso o IRRF sobre remessas ao exterior a título de royalties ou de pagamento pelo direito de uso de software, cuja alíquota costuma ser de 15%, podendo haver variação para 25% em casos de remessa a país considerado com tributação favorecida, e ainda a CIDE-Royalties, de 10%, quando aplicável ao tipo de contrato firmado, especialmente em contratos de transferência de tecnologia ou de uso de programa de computador com determinadas características. Vale reforçar que a incidência exata de CIDE e a definição de qual tributo recai sobre qual componente do contrato dependem muito da redação do contrato de distribuição firmado com a empresa estrangeira, então recomendo uma leitura cuidadosa desse contrato para confirmar se há royalties, cessão de direitos, ou simples revenda de licença, porque isso pode alterar a incidência.
A segunda ponta é a venda ao cliente final brasileiro, que já expliquei, ocorre por meio de NFS-e, com incidência de ISS conforme a legislação do município de prestação do serviço, seguindo as regras de local de incidência trazidas pela Lei Complementar 116, com as alterações posteriores. Como a empresa está no Simples Nacional, o ISS será recolhido dentro do próprio DAS, calculado sobre a receita de serviços, respeitando o anexo correspondente à atividade, que normalmente é o Anexo III, salvo se houver alguma característica que desloque a tributação para outro anexo, como a presença de fator R baixo, o que levaria ao Anexo V. É importante avaliar isso com atenção, porque a mudança de anexo impacta diretamente a alíquota efetiva.
Um ponto de atenção adicional é que, mesmo estando no Simples Nacional, a importação de serviços do exterior não é abrangida pelo regime simplificado, então os tributos que mencionei sobre a operação de importação (IOF, ISS-importação, IRRF e eventual CIDE) precisam ser recolhidos em guias próprias, fora do DAS, porque o Simples Nacional trata apenas da tributação da receita de venda no mercado interno, e não da tributação sobre a aquisição de serviços do exterior.
Sobre a contabilização, a entrada do software na empresa do seu cliente vai depender de como ele é utilizado dentro do negócio. Se a empresa adquire a licença apenas para revender a terceiros, sem uso próprio, o tratamento contábil recomendado é registrar como um custo da prestação de serviço ou, em alguns casos, como estoque de licenças, se a empresa mantiver esse controle, já que o objetivo é a revenda e não o uso interno. Já se parte dessas licenças for utilizada internamente pela própria empresa, aí sim caberia o registro no ativo intangível, com amortização ao longo do período de vigência da licença. O valor da invoice de aquisição, convertido pela taxa de câmbio do dia da transação, mais os tributos recuperáveis ou não recuperáveis incidentes na importação (aqueles que não sejam créditos, como o próprio IOF, o IRRF quando suportado pela empresa brasileira e a CIDE quando aplicável), compõem o custo de aquisição desse software para fins contábeis.
Por fim, vale um alerta importante sobre o momento em que estamos, com a transição da Reforma Tributária em curso. A partir de 2027, com a plena vigência da CBS e o avanço gradual do IBS, o tratamento de serviços digitais e softwares importados deve passar por ajustes significativos, já que esses tributos têm vocação de incidir de forma mais uniforme sobre bens e serviços, inclusive digitais, com mecanismos de não cumulatividade mais amplos. Ainda existem pontos de regulamentação pendentes de publicação pelo Comitê Gestor do IBS e pela Receita Federal sobre a forma exata de operacionalizar a cobrança sobre softwares e serviços digitais importados, então recomendo acompanhar as publicações no portal comitegestor.gov.br e as normas da Receita Federal para adequar o processo dessa empresa conforme as regras forem sendo definidas.