Que bom que você já entregou. Pelo que você descreveu, está tudo dentro do prazo e o valor está correto como isento. Vou responder cada dúvida e depois listar o que conferir.
1. Data do fato gerador e prazo
O fato gerador é a data em que o lucro foi pago, creditado, empregado ou entregue ao sócio. Lucro apenas apurado, sem distribuição, não entra no R-4010. O lançamento contábil de crédito na conta do sócio (lucros a pagar disponíveis) também conta como fato gerador, mesmo que o dinheiro ainda não tenha saído. Esse ponto é importante para o limite mensal.
Quanto ao prazo, a regra geral da EFD-Reinf é a transmissão mensal até o dia 15 do mês subsequente. Para lucros isentos de retenção, a IN RFB nº 2.043/2021 prevê prazo prorrogado até o dia 15 do segundo mês subsequente ao trimestre correspondente. No seu caso:
Lucros isentos pagos entre julho e setembro: prazo até 16 de novembro de 2026, sem prejuízo da possibilidade de transmissão antecipada.
Lucros com IRRF pagos em agosto: o prazo era 15/09/2026.
Como você entregou em setembro, está dentro do prazo, com folga.
2. Pode ser trimestral?
O prazo trimestral vale só para o envio.
A escrituração continua mensal: Cada pagamento entra na competência do mês em que ocorreu, com sua própria data. Você pode transmitir agosto, setembro e outubro juntos até o prazo, mas não pode juntar o trimestre numa única competência.
Há também um ponto de planejamento importante. O limite de R$ 50.000,00 mil é mensal, por sócio e por empresa pagadora. Quando ele é ultrapassado, o campo referente ao rendimento tributável deve receber o valor total distribuído no mês, e não somente o excedente. Veja a diferença:
Distribuição mensal: R$ 48.000,00 mil por mês fica sem retenção.
Distribuição trimestral num único pagamento: R$ 144.000,00 mil num mês gera retenção de 10% sobre o total, ou seja, R$ 14.400,00
Portanto, para manter a isenção na fonte, a distribuição precisa ser mensal e abaixo de R$ 50.000,00 mil em cada mês. Lembre também que valores isentos na fonte entram na apuração anual da tributação mínima (IRPFM) se a renda total do sócio passar de R$ 600.000,00 mil no ano. Com R$ 48.000,00 mil por mês, ele chega a R$ 576.000,00 mil só de lucros.
3. Preenchimento do R-4010
O preenchimento correto é:
Evento R-4010, natureza de rendimento 12001 – Lucro e dividendo.
Valor informado no campo vlrRendBruto.
Nada preenchido nos campos de base tributável e IR. Não é recomendável lançar "zero" em campos que o manual orienta deixar sem preenchimento.
Fechamento enviado com o evento R-4099.
Se a empresa for do Simples Nacional, a partir do período de apuração de maio de 2026, o tipo de isenção "5" associado ao código "10001" deixa de ser aplicável para essa finalidade. O correto agora é o código 12001.
Sobre o tipo de isenção 12, há divergência no mercado. A leitura mais consistente é que ele serve para os lucros da regra de transição, isto é, lucros apurados e aprovados até 31/12/2025. Já os lucros apurados a partir de 1º de janeiro de 2026 não utilizam essa classificação, ainda que o pagamento permaneça abaixo do limite mensal de R$ 50.000,00 mil. Alguns materiais orientam usar o código 12 de forma ampla. Por isso, confira a origem do lucro (2025 ou 2026) e consulte o Manual de Orientação do Leiaute. Se algo foi enviado de forma diferente, a correção se faz retificando o evento (indRetif = 2).
4. Documentos para o cliente
a) Informe de Rendimentos. Como a DIRF foi extinta, a Reinf alimenta a declaração pré-preenchida do sócio. Mesmo assim, a empresa deve fornecer o comprovante anual, com os lucros em "Rendimentos Isentos e Não Tributáveis", até o último dia útil de fevereiro de 2027.
b) Recibo de entrega da EFD-Reinf, do R-4010 e do R-4099, para o arquivo da empresa.
c) Documentação de suporte da distribuição:
ata, termo de deliberação ou alteração contratual aprovando a distribuição;
comprovante de transferência ao sócio;
balancete ou demonstração que comprove o lucro disponível.
O balancete é essencial. Sem escrituração contábil completa, a parcela isenta fica limitada ao lucro presumido, ou ao limite do Simples, menos os tributos devidos. Distribuir acima disso sem contabilidade que comprove o lucro descaracteriza a isenção.
Uma sugestão prática é montar um pequeno controle mensal por sócio: data, valor, origem do lucro (2025 ou 2026) e total acumulado no mês e no ano. Isso evita ultrapassar os R$ 50.000,00 mil por descuido e ajuda a monitorar o IRPFM.