Boa tarde, Chayanne,
Vamos por partes para você conseguir se situar.
Sobre a natureza da retenção
Essa retenção de 10% incide sobre o total de lucros e dividendos pagos ou creditados por uma mesma pessoa jurídica a uma mesma pessoa física, quando a soma dos valores distribuídos no mês ultrapassar R$ 50.000,00. O valor retido não é um imposto definitivo isolado, e sim uma antecipação do Imposto de Renda da Pessoa Física Mínimo, o chamado IRPFM, que será apurado na declaração de ajuste anual. Ou seja, o sócio vai poder compensar esse valor retido no ajuste anual, seja para reduzir o IRPFM devido, seja como imposto pago a maior, se for o caso.
É importante lembrar que o fato gerador considera o somatório de todos os pagamentos ou créditos feitos no mês pela mesma fonte pagadora ao mesmo beneficiário, mesmo que tenham ocorrido em datas diferentes dentro do mês, e não apenas um pagamento isolado que ultrapasse o limite.
Sobre o fluxo declaratório esperado
O desenho normal da obrigação segue a lógica que você já domina para as demais retenções de IRRF sobre pessoa física, ou seja, a empresa transmite o evento de retenção na EFD-Reinf, informando os valores pagos ou creditados e o imposto retido, fecha o movimento do período com o evento de fechamento, e essas informações alimentam automaticamente a DCTFWeb, que consolida o débito e disponibiliza a guia para pagamento.
O que você relatou, empresas que ultrapassaram o limite no primeiro trimestre e não tiveram a guia gerada automaticamente mesmo após o envio do Reinf, é um problema que temos visto ser reportado por outros escritórios também. As causas mais comuns nesses casos costumam ser a falta de fechamento do movimento no período de apuração, alguma rejeição ou pendência de validação do evento que impede a consolidação na DCTFWeb, ou ainda uma defasagem temporária no ambiente da Receita para parametrizar corretamente essa nova retenção dentro da malha de consolidação automática, já que é comum um novo tributo ter o leiaute liberado antes de a integração completa entre Reinf e DCTFWeb estar cem por cento estável.
O que fazer enquanto isso não se resolve
O ponto mais importante aqui é que a ausência de geração automática da guia não desobriga a empresa de recolher o imposto retido dentro do prazo legal. Então, para não correr risco de multa e juros por atraso, o caminho seguro enquanto a integração automática não funciona é gerar o DARF manualmente através do Sicalc, no próprio e-CAC, utilizando o código de receita específico dessa retenção. Como esse código pode ter sido detalhado ou ajustado por ato normativo posterior à publicação da lei, o mais seguro é confirmar o código exato vigente diretamente no site da Receita Federal ou na instrução normativa que regulamentou o tema, para não haver risco de recolhimento em código incorreto.
Também vale a pena verificar, dentro do próprio ambiente da EFD-Reinf, se o evento de fechamento do período foi efetivamente aceito sem pendências, porque em muitos casos o problema não está na DCTFWeb, e sim numa rejeição silenciosa lá atrás que a empresa não percebeu.
Como essa é uma obrigação nova e ainda em maturação dentro dos sistemas da Receita, recomendo fortemente acompanhar as publicações mais recentes no site da Receita Federal e também eventuais notas técnicas ou perguntas e respostas específicas sobre essa retenção, já que detalhes operacionais como esse tendem a ser esclarecidos e ajustados ao longo dos primeiros meses de vigência. Se a situação persistir mesmo depois de confirmado que o Reinf está correto, pode valer a pena abrir um chamado junto à Central de Atendimento da Receita relatando a inconsistência, porque a própria Receita tem interesse em identificar e corrigir falhas de integração num tributo tão recente.
