Boa tarde, Priscila,
Sim, a imobiliária tem essa responsabilidade. Vou explicar o raciocínio completo para que fique claro o motivo.
Quando uma imobiliária atua como intermediária na locação, recebendo o aluguel de um lado e repassando ao outro, ela deixa de ser uma simples mensageira do valor e passa a assumir, para fins tributários, a posição de responsável pela retenção do imposto de renda na fonte sobre o rendimento pago à pessoa física. Isso está previsto no RIR/2018 e também na Instrução Normativa RFB 1500/2014, que tratam da tributação dos rendimentos recebidos por pessoas físicas quando o pagamento é feito por intermédio de administradora de bens, procurador ou representante que seja pessoa jurídica.
Na prática, isso muda o regime de tributação do próprio beneficiário. Aluguel pago diretamente de pessoa física para pessoa física, sem intermediário, é tributado pelo próprio recebedor via carnê leão, mensalmente. Já quando existe uma imobiliária no meio da operação, o rendimento passa a ser tratado como se fosse pago por pessoa jurídica, sujeito portanto à retenção na fonte pela tabela progressiva mensal do imposto de renda, exatamente como ocorreria com um rendimento do trabalho. Essa retenção, quando devida, é de responsabilidade da imobiliária, e é justamente essa condição de fonte pagadora, ou responsável pela retenção, que gera a obrigação de prestar informações via EFD Reinf.
O evento específico para esse tipo de informação é o R-4020, que trata dos pagamentos ou créditos a beneficiários pessoas físicas não relacionados a rendimentos do trabalho, onde se enquadram os aluguéis pagos por intermédio de terceiros. É por meio desse evento que a Receita Federal recebe as informações que antes eram prestadas na DIRF, já que a EFD Reinf, em conjunto com o eSocial, assumiu essa função de declaração de retenções e rendimentos.
Sobre a dúvida que costuma aparecer aqui, que é se o fato de a empresa ser optante do Simples Nacional muda alguma coisa, a resposta é não, pelo menos não nesse caso específico. A dispensa de obrigações relacionadas à EFD Reinf para empresas do Simples Nacional está restrita aos eventos ligados à contribuição previdenciária substituída, ou seja, aquelas situações envolvendo retenção de INSS sobre serviços prestados mediante cessão de mão de obra, que compõem a série de eventos R-2010 e correlatos. Essa dispensa não alcança as obrigações relacionadas à retenção de imposto de renda sobre pagamentos a pessoas físicas, que seguem valendo independentemente do regime tributário da empresa. O Simples Nacional simplifica o recolhimento de tributos próprios da empresa, mas não afasta o papel dela como responsável tributária por retenções devidas sobre pagamentos feitos a terceiros.
Vale reforçar ainda que essa obrigação de transmitir o R-4020 existe mesmo nos meses em que não há retenção efetiva de imposto, porque muitas vezes o valor do aluguel não atinge a faixa de incidência da tabela progressiva, mas ainda assim há o dever de informar o rendimento pago, já que o evento também serve para declarar rendimentos isentos ou não sujeitos à retenção, e não apenas os valores efetivamente retidos. A ausência de imposto a recolher não dispensa a prestação da informação.