Boa tarde, Hingridy,
A dúvida é bastante comum na prática e merece atenção porque a resposta depende do tipo de retenção que estamos tratando.
No caso do IRRF sobre serviços prestados por pessoas jurídicas (serviços sujeitos à retenção na fonte, como os listados no art. 647 e seguintes do RIR/2018), o fato gerador da retenção ocorre no pagamento ou crédito, o que ocorrer primeiro. Isso está previsto na legislação do imposto de renda e é o critério que define a competência para fins de escrituração e recolhimento. Portanto, a nota fiscal em si não determina quando o IRRF deve ser declarado e recolhido, mas sim o momento em que o pagamento é efetuado ou o valor é creditado contabilmente ao fornecedor.
Na EFD-Reinf, a lógica segue esse mesmo princípio. O evento R-4020, que trata dos rendimentos pagos a beneficiários pessoas jurídicas com retenção de IR, deve ser informado com base na data do pagamento ou crédito, e não na data de emissão da nota fiscal. Isso significa que, se a nota foi emitida em março mas o pagamento ocorreu em abril, o registro na Reinf deve refletir a competência de abril, que é quando o fato gerador se concretizou.
Para as retenções de CSLL, PIS e Cofins (as chamadas retenções federais da Lei 10.833/2003, que compõem o que muitos chamam de "CRF" ou retenção das contribuições), a regra é a mesma: o fato gerador também é o pagamento. Então tanto o recolhimento por meio de DARF quanto a informação na Reinf (evento R-4020, que desde a expansão do escopo passou a abranger essas retenções para pagamentos a PJ) devem seguir a competência do pagamento.
Um ponto prático importante: quando a empresa recebe uma nota e provisiona o valor no momento da competência contábil sem efetuar o pagamento, essa provisão ainda não gera obrigação de reter e recolher. A retenção só se materializa no momento em que o caixa sai ou o crédito é lançado a favor do fornecedor.
Portanto, o procedimento correto é sempre acompanhar o calendário de pagamentos para definir em qual competência da Reinf e do DARF cada retenção deve ser informada e recolhida, independentemente de quando a nota fiscal foi emitida
