Boa tarde, Karyne,
Boa pergunta, e é uma situação bem comum para quem presta serviços para empresas no exterior.
O ponto central aqui é: a empresa no exterior não exige nota fiscal dela, e o contrato existe na pessoa física. A dúvida é como regularizar isso abrindo uma ME.
O que muda ao abrir uma ME
Ao constituir uma Microempresa, a prestação de serviços passa a ser realizada pela pessoa jurídica, e não mais pela pessoa física. Isso significa que o contrato entre ela e a startup americana precisaria ser revisado para que a parte contratada seja a empresa, e não a pessoa física. Sem isso, os recebimentos continuam sendo da pessoa física, e a ME não teria base legal para registrar essa receita.
Então o primeiro passo prático é conversar com a empresa americana para adequar o contrato, colocando a ME como prestadora. Empresas no exterior estão bastante acostumadas com isso, principalmente quando o prestador é brasileiro, então geralmente não há resistência.
Sobre a nota fiscal
O fato de a empresa americana não "permitir" a emissão de nota fiscal merece um esclarecimento: a nota fiscal brasileira é uma obrigação da legislação nacional, não uma escolha da empresa contratante. A empresa americana não precisa receber ou aceitar a nota, ela é emitida aqui no Brasil para fins de registro da receita e cumprimento das obrigações fiscais. Portanto, ao formalizar o contrato na PJ, a ME deve emitir nota fiscal normalmente, independentemente de o cliente estrangeiro solicitar ou não.
Como os valores entram no Brasil
Os pagamentos do exterior chegam normalmente via transferência internacional (Swift, Wise, Remessa Online, etc.). Ao receber na conta da ME, o banco ou a instituição financeira registra a operação como uma exportação de serviços. Esse registro é feito através de um documento chamado Registro de Exportação ou, em operações menores, pelo próprio extrato bancário. É importante guardar toda a documentação do recebimento.
Tributação na ME
Se a empresa for optante pelo Simples Nacional, receitas de exportação de serviços têm um benefício importante: são isentas de PIS e COFINS. Dependendo do anexo do Simples em que a atividade se enquadra, a alíquota efetiva pode ser bastante vantajosa em comparação com a tributação na pessoa física, onde os valores entrariam como rendimentos de carnê-leão com alíquota progressiva de até 27,5%.
Resumindo o caminho
Abrir a ME e verificar o enquadramento da atividade no CNAE correto para prestação de serviços ao exterior
Revisar o contrato com a startup americana para que a ME seja a contratada
Emitir nota fiscal de exportação de serviços a cada competência
Receber os valores na conta PJ e registrar adequadamente
Declarar a receita normalmente na apuração do Simples ou do regime escolhido
Vale reforçar que a orientação para fechar os detalhes do contrato e confirmar o enquadramento tributário específico da atividade deve ser feita junto a um contador, pois o CNAE e o anexo do Simples impactam diretamente na carga tributária final.
