Boa tarde, Marcela,
Essa é uma dúvida muito pertinente e que gera bastante confusão, então vamos por partes.
Primeiro: a obrigatoriedade de entrega do IRPF
Sim, a pessoa precisará verificar se está obrigada a entregar a declaração de IRPF. Os critérios normais de obrigatoriedade se aplicam normalmente, como ter recebido rendimentos tributáveis acima do limite anual, ter obtido ganho de capital, entre outros. O desenquadramento em si não cria uma obrigatoriedade nova, mas os rendimentos que surgem dele podem levar a pessoa a esse patamar.
Entendendo a lógica do desenquadramento retroativo
Quando o MEI é desenquadrado de forma retroativa, a Receita Federal considera que ele nunca deveria ter estado no Simples Nacional naquele período. Isso significa que os rendimentos precisam ser reapurados, e a regra que vale passa a ser a do lucro presumido para fins de cálculo do que é isento e do que é tributável na pessoa física do sócio.
O ponto central aqui é o seguinte: o MEI é uma empresa individual, e o empresário pode retirar rendimentos sob a forma de pró-labore ou de distribuição de lucros. A distribuição de lucros é isenta de IRPF, mas apenas até o limite do lucro apurado contabilmente ou, na ausência de escrituração, até o percentual presumido de lucro previsto em lei.
Cenário 1: Excesso de receita de até 20%
Quando o faturamento ultrapassou o limite do MEI em até 20%, o desenquadramento é feito no início do ano-calendário seguinte. Nesse caso, a tributação retroativa não atinge o ano em que ocorreu o excesso, pois o enquadramento foi considerado válido durante aquele período.
Para o ano a partir do qual o desenquadramento passa a valer, a empresa migra para o Simples Nacional como microempresa, ou para outro regime, e os rendimentos do sócio passam a seguir as regras desse novo regime. No IRPF, os lucros distribuídos dentro do percentual presumido continuam isentos. O percentual de presunção de lucro para a maioria das atividades no lucro presumido é de 32% para serviços e 8% para comércio, por exemplo, e o excedente distribuído acima desse valor apurado seria tributável.
Na prática, para esse cenário, o impacto na declaração costuma ser mais tranquilo porque não há retroatividade sobre o período já encerrado.
Cenário 2: Excesso de receita acima de 20%
Esse é o cenário mais delicado. Quando o excesso ultrapassa 20% do limite, o desenquadramento retroage ao primeiro dia do ano-calendário em que ocorreu o excesso. Isso significa que toda a tributação daquele ano precisa ser refeita.
Os tributos federais que eram recolhidos pelo DAS deixam de ter validade para cobrir IRPJ, CSLL, PIS e COFINS, e esses impostos precisam ser recolhidos separadamente, com os acréscimos legais cabíveis.
No que diz respeito à pessoa física do empresário, o raciocínio é o seguinte:
O lucro presumido é calculado aplicando-se o percentual de presunção sobre a receita bruta do período. O que o empresário retirou da empresa a título de distribuição de lucros será isento de IRPF apenas até o valor desse lucro presumido apurado. Tudo que foi retirado além desse montante é considerado rendimento tributável e precisa ser informado na declaração como tal, sujeitando-se à tabela progressiva do IRPF.
Um exemplo simplificado: se a receita bruta foi de R$ 200.000 e a atividade tem presunção de 32%, o lucro presumido seria de R$ 64.000. Se o empresário retirou R$ 100.000 no ano, os R$ 64.000 são isentos e os R$ 36.000 restantes entram como rendimento tributável na declaração.
Como informar na declaração de IRPF
Os rendimentos isentos provenientes de distribuição de lucros devem ser lançados na ficha de Rendimentos Isentos e Não Tributáveis, no campo específico de lucros e dividendos recebidos pelo titular de empresa.
Os valores que excedem o lucro presumido, e que portanto são tributáveis, devem entrar na ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica, assim como ocorre com um pró-labore.
Vale lembrar que, se houve pró-labore pago durante o período, ele já é tributável desde o início e deve ter havido retenção de IRRF. Esse valor entra normalmente como rendimento tributável com o informe de rendimentos correspondente.
Uma orientação prática importante
Dado que o desenquadramento retroativo gera obrigações acessórias e tributos com juros e multa, é fundamental que a regularização seja feita com o auxílio de um contador, que vai calcular com precisão o lucro presumido do período, identificar o que é isento e o que é tributável, e orientar sobre o pagamento dos tributos em atraso antes da entrega da declaração. Isso evita inconsistências que podem gerar malha fina.