O cenário de pendência na malha fiscal (ou "malha fina") por erro no informe de rendimentos emitido pela fonte pagadora é comum, especialmente com as recentes mudanças nas obrigações acessórias (eSocial/EFD-Reinf).
Embora a empresa afirme ter retificado os dados, o processamento pela Receita Federal não é imediato. Abaixo estão os procedimentos recomendados, com base nas orientações atuais da Receita Federal para 2026:
1º. Ações Imediatas
Aguardar o Reprocessamento: Após a retificação pela empresa (via eSocial/EFD-Reinf), a Receita Federal leva um tempo para reprocessar as informações. Embora a empresa diga que já corrigiu, a atualização no sistema da Receita pode demorar dias ou até semanas.
Confirmar a Retificação da Empresa: Solicite à empresa o número do recibo da declaração retificadora enviada por eles à Receita (seja DCTFWeb, eSocial ou EFD-Reinf).
Acompanhar via e-CAC: Monitore semanalmente o status na plataforma Meu Imposto de Renda no portal e-CAC. Se a retificação da empresa foi aceita, o status da declaração do cliente deve mudar para "Em processamento" e, posteriormente, "Processada", saindo da malha.
2º. Se a Pendência Persistir (após 30 dias da confirmação da empresa)
Solicitar o "Espelho" da Retificação: Peça ao departamento de RH/Contabilidade da empresa um novo Informe de Rendimentos, agora com os valores corretos.
Abrir Processo Digital (e-CAC): Se o erro persistir, o contribuinte pode antecipar a regularização enviando os documentos pelo Portal e-CAC (na área "Meu Imposto de Renda" > "Solicitar serviço via processo digital" > "Malha Fiscal IRPF").
Documentos necessários: Informe de rendimentos correto, documentos que comprovam o valor real (holerites/contracheques) e, se possível, a confirmação de retificação da empresa.
3º. Ação Preventiva (Retificadora do Cliente)
Se você tem certeza absoluta de que os dados corretos são os que você utilizou na declaração original (e que o informe inicial da empresa estava errado), não é obrigatório retificar a declaração do contribuinte novamente, pois o erro é na fonte pagadora.
Contudo, para acelerar o processo, você pode:
Realizar uma declaração retificadora no programa do IRPF, preenchendo exatamente com os dados que agora constam como corretos, caso a empresa tenha alterado o valor na sua base.
4º. Denúncia Espontânea
Se a empresa demorar a corrigir e o contribuinte tiver imposto a pagar, a retificação feita antes de uma intimação formal da Receita (denúncia espontânea) evita multas de ofício.
Situação: A retificação da empresa substitui o dado anterior, mas a fila de reprocessamento da Receita Federal é longa. O recibo da empresa retificando o eSocial/EFD-Reinf é o documento chave para o contribuinte.