Olá Marcella. Bom dia.
Antes de começar a retificar qualquer coisa, monte um Relatório de Diagnóstico Fiscal. Liste todas as declarações omissas, os valores de impostos em atraso (com juros e multa) e apresente ao cliente. Isso blinda o seu escritório de culpas por erros do passado e dá clareza para o cliente decidir se precisará de um parcelamento.
No Simples Nacional, embora as obrigações sejam unificadas e teoricamente mais simples, uma empresa de serviços (como uma academia de Jiu-Jitsu) tem rotinas fiscais, previdenciárias e acessórias rígidas que precisam estar em dia para evitar a exclusão do regime.
1. Obrigações Principais e Acessórias de uma Academia no Simples Nacional
Academias de artes marciais geralmente são tributadas pelo Anexo III ou Anexo V do Simples Nacional, a depender do Fator R (relação entre a folha de salários e a receita bruta dos últimos 12 meses). Se a folha for igual ou superior a 28% do faturamento, tributa-se pelo Anexo III (mais vantajoso); se for menor, cai no Anexo V.
Obrigações Mensais
Emissão de Notas Fiscais: Emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) conforme as mensalidades e planos dos alunos.
PGDAS-D: Declaração mensal das receitas para apuração e geração da guia do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Vence todo dia 20.
Folha de Pagamento e Encargos (se aplicável): Se a academia tiver funcionários (recepção, limpeza) ou pagar pró-labore aos sócios, é necessário gerar a folha, o FGTS Digital e a DCTFWeb (para o INSS e IRRF sobre a folha).
eSocial: Transmissão dos eventos de folha e SST (Saúde e Segurança do Trabalho) — ponto que advogados comuns costumam esquecer bastante.
Obrigações Anuais
DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): Entrega anual (geralmente até 31 de março) detalhando as despesas, ganhos dos sócios, caixa e banco.
DIRF: Transmissão anual com retenções de IR e contribuições (lembrando que a DIRF está sendo progressivamente substituída pela EFD-Reinf, mas o histórico passado deve ser checado).
2. Como Rastrear o Histórico e Buscar Pendências
Para fazer o diagnóstico completo (o "raio-X" da empresa), você precisará do Certificado Digital (e-CNPJ) do cliente ou de um Código de Acesso gerado no portal do Simples Nacional. O ideal é que eles façam uma procuração eletrônica para o seu certificado.
Aqui está o roteiro de auditoria para encontrar o que foi feito e o que ficou para trás:
Passo 1: Receita Federal e Simples Nacional (Via e-CAC)
Acesse o portal e-CAC da Receita Federal e verifique:
Situação Fiscal: Vá em "Certidões e Situação Fiscal" > "Consulta Pendências - Situação Fiscal". Isso vai gerar um relatório completo de débitos federais e ausência de declarações (como PGDAS-D ou DCTFWeb não entregues).
Mensagens na Caixa Postal: Muitas vezes, notificações de exclusão do Simples por débitos ou avisos importantes de fiscalização estão lá.
Consulta do PGDAS-D: No menu do Simples Nacional, verifique mês a mês quais períodos foram calculados e se os valores declarados batem com o que a academia realmente faturou. Você também pode extrair o extrato de pagamentos do DAS para ver se há guias em atraso.
Passo 2: Verificação do Fator R e Retenções
Como o histórico veio de um advogado, confira minuciosamente se o Fator R foi calculado corretamente no último ano. Erros aqui podem gerar uma cobrança retroativa pesada da diferença entre o Anexo III e o Anexo V.
Passo 3: Prefeitura Local (Secretaria de Finanças/Fazenda)
Como se trata de uma prestadora de serviços, as pendências municipais impedem a emissão de Certidões Negativas (CND).
Acesse o portal da Prefeitura onde a academia está registrada.
Puxe o Extrato de ISS para checar se as notas fiscais emitidas foram devidamente integradas e se há taxas municipais pendentes (como Taxa de Fiscalização de Localização e Funcionamento - TFLF/Alvará).
Passo 4: Situação Previdenciária e Trabalhista
Se o antigo responsável negligenciou a parte previdenciária, o rombo pode ser grande:
Verifique a DCTFWeb no e-CAC para ver se os INSS sobre pró-labore/folha foram confessados e pagos.
Acesse o portal do FGTS Digital e a conectividade social da Caixa para checar a regularidade do FGTS dos funcionários.
Espero ter ajudado.