Boa tarde, Liriel,
Muito bom que você já esteja com esse cuidado antes de começar a preencher a DITR, porque a responsabilidade pela declaração é sua, mesmo que os dados venham de outro escritório. Errar nesse tipo de trabalho pode gerar malha fiscal, multa e até questionamento sobre a posse do imóvel, então vale realmente construir o processo com uma base documental sólida em vez de simplesmente repetir o que está na declaração anterior.
Sobre usar a declaração de 2025 como referência: pode servir como ponto de partida para localizar dados cadastrais, como o NIRF do imóvel, mas nunca deve ser copiada sem confirmação. O escritório anterior pode ter cometido erros, a área pode ter mudado, pode ter havido desmembramento, arrendamento novo, alteração no uso da terra, entre outras coisas. Então trate a declaração antiga como um indício, não como uma fonte definitiva.
Os principais documentos e informações que você deve solicitar são:
Matrícula atualizada do imóvel, emitida recentemente no cartório de registro de imóveis. Ela confirma quem é o proprietário, a área total registrada e as confrontações. Esse é justamente o documento que você já tinha em mente, e sua intuição está correta.
CCIR, que é o Certificado de Cadastro de Imóvel Rural emitido pelo INCRA. Ele precisa estar regularizado e com a área compatível com a matrícula. Se estiver desatualizado ou com pendências no INCRA, isso pode gerar inconsistência na declaração.
NIRF, o número do imóvel na Receita Federal. Geralmente está na declaração anterior, mas confirme que é o mesmo imóvel e que não houve desmembramento que exija um NIRF novo.
CAR, o Cadastro Ambiental Rural. Hoje ele é cada vez mais cruzado com a DITR, principalmente para calcular áreas de reserva legal, área de preservação permanente e outras áreas não tributáveis. Se o cliente não tiver o CAR atualizado, isso pode limitar as áreas de isenção que ele poderia utilizar.
Informações sobre a exploração do imóvel, ou seja, qual é a atividade exercida, se é pecuária, agricultura, ambas ou nenhuma, a quantidade de cabeças de gado ou a área plantada, e a produção obtida. Essas informações servem para calcular o Grau de Utilização e o Grau de Exploração, que são determinantes para a alíquota do imposto. Imóvel improdutivo paga mais imposto, então é importante que o cliente tenha uma noção real da exploração, e não apenas repita um número informado anteriormente.
Valor da Terra Nua, o VTN. O ideal é que o cliente tenha um laudo técnico de avaliação, feito por engenheiro agrônomo com ART, principalmente se o valor influenciar significativamente o imposto devido. Na ausência de laudo, pode se usar o Sistema de Preços de Terras, mas é bom deixar claro para o cliente que o laudo dá mais segurança e pode ser mais vantajoso.
Contrato de arrendamento, parceria ou comodato, se o cliente não for o único responsável pela exploração do imóvel ou se ele mesmo for arrendatário de terceiros. Isso muda quem deve declarar e como as áreas são informadas.
Se houver mais de um proprietário, é importante saber o percentual de cada um, porque isso influencia a forma de declarar em regime de condomínio.
Vale também verificar se o cliente possui mais de um imóvel rural, porque a DITR é feita por imóvel e não por contribuinte. Se ele tiver mais de uma propriedade, cada uma precisa de sua própria declaração, com o NIRF correspondente.
Por fim, recomendo acessar o extrato do ITR no e-CAC do cliente, se ele autorizar, para verificar se existe alguma notificação de malha fiscal, débito de anos anteriores ou pendência de entrega, o que evita que você entregue uma declaração nova enquanto existe um problema não resolvido de exercícios passados.
Reunindo esses documentos, você consegue montar a declaração com segurança, sem depender apenas do que foi declarado por outro profissional, e ainda protege o cliente de eventuais equívocos que possam ter vindo de anos anteriores.
