Regularização e Baixa de Empresa (Extinção)

Boa noite,

Estou com um cliente que chegou até mim para realizar a regularização e baixa da empresa e gostaria de confirmar se estou seguindo o procedimento correto.

Ao analisar a situação da empresa, constatei que ela chegou a iniciar o pedido de baixa em dezembro de 2024, tendo sido emitido o DBE e elaborada a minuta do distrato social. A mesma não possui atividades desde então.

Entretanto, havia um processo administrativo relacionado à suspensão da cobrança de uma guia referente à multa pela entrega da DCTFWeb, identificado por número de processo. Esse processo foi protocolado pelo Canal Chat da Receita Federal, com posterior juntada da documentação.

Contudo, a documentação foi rejeitada pela Receita Federal e o processo acabou sendo arquivado, sem resolução do mérito.

O cliente realizou o pagamento em duplicidade, utilizando códigos distintos de GPS. Por isso, também estou verificando a situação desses pagamentos e se existe algum valor que possa ser objeto de restituição ou compensação.

Ao emitir o relatório fiscal da empresa, identifiquei as seguintes pendências:

• omissão na entrega da DEFIS dos anos de 2024 e 2025;

• ausência de PGDAS-D de fevereiro a dezembro de 2025;

• ausência de PGDAS-D de janeiro a dezembro de 2026.

Ao consultar as declarações do PGDAS-D, verifiquei que janeiro de 2025 consta com movimentação corrente zerada, apresentando apenas as informações acumuladas dos últimos 12 meses.

Também identifiquei dívida ativa referente a débitos da Receita Federal e débitos previdenciários inscritos na Dívida Ativa da União. Essa dívida foi regularizada com desconto de aproximadamente 70%, mediante adesão ao edital, e o cliente efetuou o pagamento, aproveitando as condições do edital com prazo até 30/09/2026.

A empresa possui inscrição estadual e inscrição municipal em Niterói/RJ.

Quanto à inscrição estadual, consta a situação suspensa por interrupção de atividades.

Na SEFAZ-RJ, a situação cadastral consta como impedida. Solicitei uma certidão negativa de débitos e estou aguardando o retorno da Secretaria para verificar a existência de eventuais pendências e a situação da inscrição.

Em relação à Prefeitura de Niterói, entrei em contato com o setor fazendário para realizar o levantamento de eventuais débitos e estou aguardando o retorno por meio do canal disponibilizado.

Ao emitir uma certidão de débitos fiscais municipais, foi emitida uma Certidão Positiva com Efeitos de Negativa. Ao consultar os débitos de ISS, apareceu uma relação de lançamentos, porém com a informação de “suspensa”.

Diante desse cenário, gostaria de confirmar se estou seguindo o procedimento correto ao realizar, inicialmente, o levantamento das pendências fiscais, das obrigações acessórias e das irregularidades cadastrais da empresa perante a Receita Federal, SEFAZ-RJ e Prefeitura de Niterói, antes de prosseguir com a baixa.

Considerando que a legislação permite a baixa do CNPJ mesmo na existência de débitos tributários, minhas dúvidas são:

1. Quais dessas pendências precisam necessariamente ser regularizadas para que a baixa seja efetivada e quais podem permanecer após a baixa, sendo posteriormente cobradas pelos respectivos órgãos?

2. A ausência de entrega de DEFIS e PGDAS-D, por si só, impede a baixa da empresa ou essas obrigações podem ser regularizadas posteriormente, inclusive com a empresa já baixada?

3. No caso da inscrição estadual da SEFAZ-RJ, que atualmente consta como “impedida”, a situação cadastral precisa ser regularizada antes da baixa ou é possível solicitar a baixa da inscrição mesmo nessa condição?

4. Em relação à Prefeitura de Niterói, os débitos de ISS que aparecem como “suspensos” e a existência de uma Certidão Positiva com Efeitos de Negativa impedem a baixa da inscrição municipal ou a baixa pode ser solicitada independentemente dessas situações?

5. Portanto, devo distinguir, no procedimento de encerramento, entre aquilo que é necessário para efetivar a baixa cadastral e aquilo que é apenas uma pendência fiscal que continuará existindo após a baixa?

Minha intenção é regularizar o que for efetivamente necessário para o encerramento e, ao mesmo tempo, evitar exigir do cliente a quitação de débitos que, conforme a legislação, não constituam impedimento para a baixa.

Gostaria de confirmar se esse raciocínio está correto e quais seriam, as próximas etapas para concluir a regularização e o encerramento dessa empresa.

Desde já agradeço!