Boa tarde, Keila,
rantir linguagem natural
Boa pergunta, e muito relevante para quem trabalha com administração de imóveis.
Antes de entrar na parte prática da NFS-e, é importante entender como a imobiliária se posiciona juridicamente nessa operação. Ela não é dona do aluguel. Ela atua como intermediária, recebendo o valor em nome do proprietário e retendo apenas a sua comissão. Isso tem um nome técnico: a imobiliária age como mandatária, com base em um contrato de mandato ou de administração de imóvel.
Essa distinção é o que define tudo na questão fiscal.
Como fica a NFS-e na prática
A imobiliária deve emitir a NFS-e apenas sobre o valor da sua taxa de administração, que é a sua receita de fato. No exemplo da pergunta, se a taxa for de 10% sobre R$ 10.000,00, a nota fiscal é emitida sobre R$ 1.000,00, e os outros R$ 9.000,00 são simplesmente repassados ao proprietário.
O valor do repasse não é receita da imobiliária. Ela não prestou nenhum serviço ao proprietário no valor de R$ 10.000,00; ela prestou um serviço de administração no valor de R$ 1.000,00. Emitir nota sobre o valor total seria tributar algo que não pertence a ela.
Como comprovar isso ao fisco
A prova dessa operação está na documentação que a imobiliária já produz no seu dia a dia. Os principais elementos são:
O contrato de administração firmado com o proprietário, que precisa deixar claro quais são as obrigações da imobiliária, qual é o percentual de administração cobrado e que os valores recebidos dos inquilinos são repassados ao proprietário.
O extrato ou demonstrativo de repasse, que é o documento emitido mensalmente pela imobiliária ao proprietário detalhando quanto foi recebido, quais deduções foram feitas (taxa de administração, eventuais reparos, etc.) e qual o valor líquido repassado. Esse documento é a espinha dorsal da comprovação.
O comprovante de transferência bancária do repasse ao proprietário, mostrando que o dinheiro efetivamente saiu da conta da imobiliária para a conta do proprietário.
Com esses três elementos, a imobiliária consegue demonstrar com clareza que o dinheiro que transitou pela sua conta não é receita própria, é apenas fluxo de caixa de terceiros.
E com a Reforma Tributária, muda algo?
A lógica acima não muda com a Reforma. O que muda é o ambiente tributário em torno da prestação de serviços com a chegada do IBS e da CBS no lugar do ISS e do PIS/COFINS. Mas o princípio de que a base de cálculo do imposto é a receita efetiva do prestador de serviços continua valendo. A imobiliária continuará tributando apenas a sua taxa de administração, não o valor total recebido do inquilino.
O que vai exigir atenção no período de transição é garantir que o sistema de emissão de NFS-e esteja corretamente configurado para calcular os novos tributos sobre a base certa, ou seja, sobre a comissão, não sobre o repasse.
Em resumo: a NFS-e é emitida sobre a comissão, o contrato de administração e o demonstrativo de repasse são os documentos que comprovam ao fisco que o restante é mero repasse, e a Reforma Tributária não altera essa lógica de base.