Olá Natalia. Bom dia.
Essa é uma das discussões mais quentes da Reforma Tributária e que mexe direto no caixa das empresas. Para te dar uma resposta direta e prática, sem o juridiquês travado das discussões teóricas: Sim, essas despesas dão direito a crédito e NÃO entram como consumo próprio.
A chave para entender isso está em como a não-cumulatividade plena (do IBS e da CBS) foi desenhada na regulamentação. Ela enterra o velho conceito restritivo do PIS/Cofins, onde o gasto precisava ser "essencial e relevante" ao processo produtivo direto. No novo modelo, a regra geral é: se o gasto tem relação com a atividade econômica da empresa e gerou cobrança de IBS/CBS na ponta, ele gera crédito.
Para o caso específico das hospedagens da sua equipe comercial, o raciocínio fiscal se divide em três pontos fundamentais:
Gerentes e representantes comerciais viajando estão gerando negócios para a empresa. A hospedagem não é um "mimo" ou uma remuneração indireta (fringe benefit) para usufruto pessoal do funcionário; é uma despesa operacional de locomoção e subsistência necessária para que a empresa venda e fature. Logo, está diretamente ligada à atividade fim.
O conceito de consumo próprio (ou uso e consumo pessoal) que veda o crédito na Reforma foi desenhado para evitar que a empresa compre coisas para benefício particular de sócios, diretores ou funcionários sem relação com o negócio (como a empresa pagar a viagem de férias do gerente ou comprar itens de uso estritamente pessoal). Quando a hospedagem serve ao propósito de uma viagem de trabalho, o "consumidor" real do serviço é a pessoa jurídica, que precisa daquele deslocamento para operar.
Para você botar esse crédito no sistema sem dor de cabeça com o fisco, a operação precisa cumprir formalidades básicas que continuam valendo no novo regime:
Nota Fiscal no CNPJ da Empresa: O hotel, pousada ou agência de viagens precisa emitir a NF (que já virá com o IBS e a CBS destacados) diretamente contra o CNPJ da empresa onde você trabalha, e não em nome da pessoa física do vendedor.
Prestador Regular: O hotel precisa estar emitindo o documento fiscal eletrônico regularizado para que o crédito "pingue" na sua escrita fiscal de forma automática ou escritural.
O resumo da ópera: Pode desenhar o processo interno para capturar esses créditos. Hospedagem de equipe comercial em viagem de negócios é insumo legítimo para a geração de receita no espírito da não-cumulatividade plena.
Espero ter ajudado.