apropriação e pagamento de despesas mensais (regime de competencia)

Olá, tenho uma duvida em relação ao reconhecimento de despesas, para todo tipo de despesa tem que fazer o lançamento contabil de apropriação e pagamento? por exemplo, para despesas com material de limpeza onde não se sabe o valor extao de cada mes antes da compra, pois é comprado e pago no mesmo dia (tem essa despesa todos os meses). outra duvida seria com relação ao frete (posto de gasolina). como deve ser feito esses lançamentos?