Bom dia, Elayne,
Ótima pergunta, e muito pertinente para quem está aprendendo a trabalhar com a folha de pagamento na prática contábil. Vou explicar tudo com detalhes e exemplos numéricos para que os saldos fechem corretamente.
Primeiro, entendendo a lógica da apropriação
O décimo terceiro salário é uma obrigação que nasce ao longo do ano, competência a competência. Por isso, a prática contábil mais correta e aderente ao regime de competência é apropriar mensalmente o provisionamento do 13º, reconhecendo o custo à medida que ele é gerado, e não apenas em novembro ou dezembro quando ocorre o pagamento.
Dito isso, a legislação não proíbe que empresas de menor porte façam o lançamento de forma concentrada. Muitos escritórios optam por lançar o provisionamento apenas nos meses em que ocorrem os pagamentos efetivos (novembro e dezembro), por simplicidade operacional. Ambas as abordagens são usadas na prática, mas a apropriação mensal é a tecnicamente mais correta do ponto de vista do princípio da competência.
Valores que vamos usar no exemplo
Para facilitar, vamos trabalhar com um único funcionário com as seguintes condições:
Salário mensal: R$ 3.000,00 Décimo terceiro bruto total: R$ 3.000,00 Primeira parcela (50% do salário): R$ 1.500,00, paga até 30 de novembro, sem descontos Segunda parcela (saldo restante): R$ 1.500,00, paga até 20 de dezembro, com desconto de INSS e IRPF
Para o INSS do 13º, vamos usar a alíquota de 9% sobre R$ 3.000,00, que resulta em R$ 270,00. Para o IRPF do 13º, vamos supor um imposto calculado de R$ 100,00 sobre a base de cálculo após a dedução do INSS.
Etapa 1 — Apropriação mensal ao longo do ano
A cada mês, a empresa reconhece 1/12 do custo do 13º. No nosso exemplo, R$ 3.000,00 dividido por 12 resulta em R$ 250,00 por mês. Além disso, sobre esse valor já se provisiona também os encargos patronais do 13º, que incluem FGTS (8%) e INSS patronal (20% mais eventuais terceiros). Por simplicidade, vamos focar aqui apenas na obrigação com o empregado.
Lançamento mensal (durante os 12 meses do ano):
D — Despesas com 13º Salário (resultado) — R$ 250,00 C — Provisão para 13º Salário (passivo) — R$ 250,00
Ao final de 12 meses, a provisão acumulada será de R$ 3.000,00, exatamente o valor do 13º bruto do funcionário.
Etapa 2 — Pagamento da primeira parcela em novembro
A primeira parcela corresponde a 50% do salário do mês de novembro (ou da maior remuneração dos últimos doze meses, dependendo do critério adotado). Sobre ela não há desconto de INSS nem de IRPF. O FGTS incide, mas vamos manter o foco nos lançamentos do 13º em si.
Lançamento pelo pagamento em novembro:
D — Provisão para 13º Salário (passivo) — R$ 1.500,00 C — Banco / Caixa (ativo) — R$ 1.500,00
Com esse lançamento, a provisão cai de R$ 3.000,00 para R$ 1.500,00, que é exatamente o saldo da segunda parcela ainda a pagar.
Etapa 3 — Pagamento da segunda parcela em dezembro
Aqui entram os descontos de INSS e IRPF, mas é importante entender que esses descontos incidem sobre o valor total do 13º (R$ 3.000,00), não apenas sobre a segunda parcela. O INSS e o IRPF são calculados globalmente e descontados na segunda parcela.
No nosso exemplo:
Valor bruto total do 13º: R$ 3.000,00 INSS do empregado (9%): R$ 270,00 Base de cálculo do IRPF após INSS: R$ 2.730,00 IRPF retido: R$ 100,00 (valor hipotético para o exemplo) Total de descontos: R$ 370,00 Valor líquido da segunda parcela: R$ 1.500,00 menos R$ 370,00 = R$ 1.130,00
Lançamento da segunda parcela com descontos:
D — Provisão para 13º Salário (passivo) — R$ 1.500,00 C — INSS a Recolher (passivo) — R$ 270,00 C — IRPF a Recolher (passivo) — R$ 100,00 C — Banco / Caixa (ativo) — R$ 1.130,00
Verificação dos saldos
Provisão para 13º Salário: Constituída ao longo do ano: R$ 3.000,00 a crédito Baixada em novembro: R$ 1.500,00 a débito Baixada em dezembro: R$ 1.500,00 a débito Saldo final: R$ 0,00. Zerado corretamente.
Banco: Saída em novembro: R$ 1.500,00 Saída em dezembro: R$ 1.130,00 Total desembolsado: R$ 2.630,00
Passivos a recolher criados: INSS a recolher: R$ 270,00 IRPF a recolher: R$ 100,00 Total: R$ 370,00
R$ 2.630,00 mais R$ 370,00 = R$ 3.000,00. Bate exatamente com o custo total reconhecido no ano.
E se a empresa não provisionar mensalmente?
Nesse caso, no mês de novembro a empresa faz o lançamento da despesa diretamente, sem utilizar a conta de provisão. O resultado final é o mesmo, mas o custo fica todo concentrado nos meses de novembro e dezembro, o que distorce a apuração do resultado ao longo do ano. Para fins de demonstrações contábeis, especialmente em empresas que apuram resultado mensalmente, a provisão é o caminho correto.
Resumindo a lógica
A apropriação mensal é a prática recomendada e mais correta tecnicamente. A primeira parcela corresponde a 50% do salário e não sofre desconto de INSS ou IRPF. A segunda parcela é o saldo restante, e sobre ela recaem todos os descontos calculados sobre o total do 13º. Os lançamentos de baixa da provisão devem espelhar exatamente os descontos efetuados, de forma que os passivos de INSS e IRPF sejam criados corretamente para o posterior recolhimento aos cofres públicos.