Boa tarde, Alice,
O primeiro ponto importante é entender que a inscrição estadual, o chamado CAD-ICMS, não é o único vínculo que gera cobrança perante a Receita Estadual do Rio Grande do Sul. Mesmo sem inscrição estadual ativa, a cliente pode ter uma pendência relacionada a outros tributos ou obrigações, como IPVA de veículo registrado no estado, ITCD de heranca ou doação, diferencial de alíquota em operação interestadual, ou até mesmo alguma autuação fiscal em que ela figure como responsável tributário sem precisar ter estabelecimento no RS. Por isso não convém descartar a cobrança apenas pela ausência de inscrição estadual.
Para identificar detalhadamente do que se trata essa dívida, o caminho mais eficiente costuma ser este, na ordem:
Primeiro, releia com atenção a própria carta ou notificação recebida por meio do Serasa. Esse tipo de documento normalmente traz o número da Certidão de Dívida Ativa, o valor cobrado, o órgão credor e, em muitos casos, um número de protocolo ou de processo administrativo. Esses dados já ajudam bastante a localizar a origem da cobrança.
Em seguida, acesse o portal da Procuradoria Geral do Estado do Rio Grande do Sul, que é o órgão responsável pela inscrição e cobrança da dívida ativa estadual. Lá existe um serviço de consulta de dívida ativa em que é possível pesquisar pelo CPF ou CNPJ da cliente e obter um extrato com o detalhamento dos débitos inscritos, incluindo origem, valor atualizado e situação, se está em cobrança amigável, já protestada ou ajuizada.
Também vale acessar o portal da própria Secretaria da Fazenda do RS, fazendo login com a conta gov.br no nome da cliente. Mesmo sem inscrição estadual, o sistema costuma permitir consulta de situação fiscal vinculada ao CPF ou CNPJ, o que pode revelar autuações, notificações ou débitos de tributos que não dependem de inscrição, como o próprio IPVA e o ITCD.
Se ainda assim não for possível identificar a origem exata, o caminho mais seguro é entrar em contato diretamente com a PGE do RS ou com a unidade da Receita Estadual responsável, solicitando vista do processo administrativo ou cópia da Certidão de Dívida Ativa. Como a cliente é parte interessada, ela tem direito de solicitar essas informações, e isso costuma esclarecer por completo a origem e o cálculo do débito.
Essa identificação inicial é fundamental, porque, dependendo da natureza da dívida e da fase em que ela se encontra, protestada, ajuizada ou apenas negativada, os prazos e as possibilidades de defesa, parcelamento ou pagamento podem ser bem diferentes entre si.