Boa tarde, Marcel,
Essa é uma dúvida muito comum, especialmente no setor de eventos. Vou explicar com calma cada ponto.
A regra geral: nota pelo valor total recebido
A empresa de eventos deve emitir a nota fiscal de serviço pelo valor total que cobrou do cliente — ou seja, o valor cheio do contrato. Isso porque o fato gerador do ISS é a prestação do serviço ao tomador, e o valor da nota deve refletir o que foi efetivamente cobrado por aquela prestação.
O repasse para terceiros é uma relação separada, entre a empresa e seus fornecedores ou parceiros. Essa relação não "diminui" a nota que a empresa emite para o seu cliente.
Por que não se pode emitir pelo valor parcial?
Se a empresa emitir a nota só pelo valor que "fica para ela", estaria sub-faturando — o que é considerado sonegação fiscal. A Receita e os fiscos municipais olham para o valor contratado com o cliente, e qualquer diferença entre o que foi cobrado e o que foi declarado pode gerar autuação, multa e outros problemas sérios.
E o repasse para terceiros, como fica?
O repasse funciona assim: a empresa emite nota para o cliente pelo valor cheio, e os terceiros envolvidos emitem notas para a empresa pelos serviços que prestaram. Cada um fatura o que é seu.
Por exemplo: a empresa de eventos cobra R$ 50.000 do cliente e emite nota de R$ 50.000. O DJ cobra R$ 5.000 da empresa e emite nota de R$ 5.000 para ela. O buffet cobra R$ 15.000 e emite nota de R$ 15.000. E assim por diante. Esses custos com terceiros entram como despesa da empresa, o que naturalmente reduz o lucro tributável.
Existe uma exceção: a figura do intermediário puro
Há um caso específico em que a empresa pode emitir nota apenas pela sua comissão ou taxa de administração: quando ela atua como mera intermediária, ou seja, quando ela não presta o serviço em si, apenas conecta o cliente ao prestador real e não assume responsabilidade pela execução. Nesse modelo, ela não compra e revende o serviço, ela só intermedeia.
Mas esse enquadramento é bastante restrito. Na maioria das empresas de eventos, a empresa é a responsável perante o cliente pela entrega de tudo — ela contrata os fornecedores, coordena, responde pelos problemas. Nesse caso ela não é intermediária, ela é a prestadora principal, e deve faturar o valor total.
Sobre o contrato
Sim, o contrato é muito importante. Ele serve para deixar claro a natureza da relação com o cliente (o que está incluído no serviço), os valores acordados, e também para formalizar os acordos com os terceiros que receberão repasse. O contrato não muda a obrigação de emitir a nota pelo valor total, mas organiza juridicamente toda a operação e é essencial em caso de fiscalização ou de alguma disputa.
Resumindo de forma prática
A empresa emite nota pelo valor total cobrado do cliente, os terceiros emitem notas para a empresa pelos serviços deles, e esses custos entram como despesa operacional. O campo de histórico/observação da nota pode ser usado para descrever o escopo do serviço, mas não para justificar um valor reduzido em relação ao que foi cobrado. E sim, ter contrato bem elaborado com todos os envolvidos é fundamental.