Olá Ana. Bom dia.
Como o fato ocorreu no mês passado (05/2026), a regularização depende se o período de apuração e entrega das obrigações acessórias (especialmente a EFD) já foi encerrado e transmitido.
1. Retificação do Lançamento no Sistema (Caminho Ideal)
Se a escrituração fiscal e contábil do mês 05/2026 ainda não foi definitivamente fechada ou transmitida ao fisco, a correção deve ser feita diretamente na origem.
Ação: Alterar o registro de entrada no ERP/sistema para refletir exatamente a quantidade constante na Nota Fiscal do fornecedor.
Impacto: Ajusta automaticamente o estoque físico/fiscal e evita divergências no cruzamento de dados (XML x Escrituração).
Se o período já foi fechado e a EFD transmitida, será necessário retificar a escrituração (EFD ICMS/IPI e/ou Sped Contábil/Fiscal) dentro dos prazos legais permitidos pela legislação do seu estado.
2. Ajuste de Estoque por Estorno Contábil/Fisico (Se a Nota não puder ser alterada)
Se por motivos operacionais ou de sistema você não conseguir alterar o lançamento original de maio, será necessário realizar um ajuste de regularização no mês atual (06/2026).
Como a nota fiscal do fornecedor está correta e o erro foi exclusivamente interno da sua empresa (sistema), não se deve emitir uma Nota Fiscal de Devolução, pois não houve circulação de mercadoria nem erro na NF original.
Regularização Interna (Via Sistema/Estoque)
Lançamento de Ajuste: Realize um estorno ou lançamento de ajuste negativo no inventário/estoque para a quantidade que foi lançada a maior.
Justificativa: É fundamental emitir um Laudo Técnico Interno ou Memorando de Ajuste de Inventário, assinado pelo responsável pelo almoxarifado e pelo contador, explicando o erro de digitação do mês 05/2026. Esse documento servirá de suporte para fiscalizações futuras e auditorias.
Para garantir a higidez das demonstrações e livros fiscais, atente-se aos seguintes pontos:
O lançamento original gerou um débito a maior em Estoques e um crédito a maior em Fornecedores (ou na conta de trânsito de compras).
O ajuste deve ser feito em 06/2026 com base no art. 5º da ITG 2000 (R1) (Erros de Escrituração), utilizando a técnica de estorno ou lançamento retificativo:
Débito: Fornecedores / Conta de Ajuste
Crédito: Estoque de Matérias-Primas / Mercadorias
(Pelo valor equivalente à quantidade informada a maior)
Bloco K e Bloco H (Sped Fiscal)
A quantidade errônea inflou o saldo final de estoque de maio.
Ao fazer o ajuste em junho, a quantidade será corrigida. Certifique-se de que o código do motivo do ajuste de estoque reflita uma "regularização de inventário por erro de apontamento" para manter o histórico claro para o fisco.
Recomendação Prática: Priorize sempre a retificação da escrituração de 05/2026. É a forma mais limpa, pois deixa os livros fiscais em perfeita sintonia com os XMLs dos fornecedores, eliminando qualquer risco de o fisco entender que houve omissão ou entrada fictícia de mercadorias.
Espero ter ajudado.