Boa tarde, Manoel,
Boa pergunta! Esse é um tema que gera bastante dúvida na prática, especialmente em grupos empresariais com estabelecimentos centralizadora e filiais. Vou explicar com calma.
Primeiro, entendendo o contexto
A transferência de saldo de ICMS entre estabelecimentos de uma mesma empresa — geralmente de filiais para a centralizadora — é uma obrigação que existe em vários estados e é operacionalizada justamente por meio de notas fiscais específicas para essa finalidade. A falta dessas notas configura descumprimento de obrigação acessória, o que pode gerar consequências tanto formais quanto financeiras.
Quais penalidades a empresa pode enfrentar?
As penalidades variam de estado para estado, porque o ICMS é um imposto estadual e cada unidade da federação tem seu próprio regulamento e tabela de multas. Mas, de forma geral, o que costuma acontecer é:
Multa por descumprimento de obrigação acessória. A não emissão de nota fiscal, mesmo quando não há imposto a recolher, é enquadrada como infração às obrigações acessórias. Os percentuais variam bastante, mas é comum encontrar multas fixas por documento não emitido ou percentuais sobre o valor da operação que deveria ter sido documentada.
Glosa do crédito de ICMS. Esse é talvez o efeito mais grave na prática. Se a centralizadora aproveitou o saldo transferido sem que houvesse a documentação fiscal correspondente, o fisco pode questionar a legitimidade desse crédito e exigir o estorno, com acréscimo de juros e multa de mora.
Autuação em fiscalização. Em casos de volume relevante ou reincidência, a falta das notas pode chamar atenção durante uma auditoria e resultar em auto de infração com multas mais elevadas, que em alguns estados chegam a 50%, 100% ou até mais do valor da operação irregular.
Restrições cadastrais. Em alguns estados, irregularidades fiscais reiteradas podem impactar a regularidade cadastral do estabelecimento, dificultando a emissão de certidões negativas e o relacionamento com fornecedores e clientes.
Como corrigir a situação?
A boa notícia é que existem caminhos para regularizar, e quanto antes forem adotados, menores tendem a ser os impactos.
Emissão retroativa com autorização do fisco. Em muitos estados é possível solicitar autorização à Secretaria da Fazenda para emitir as notas com data retroativa ou com indicação do período a que se referem, justificando a omissão. Cada estado tem seu procedimento específico para isso.
Denúncia espontânea. Se a empresa identificar a irregularidade antes de qualquer fiscalização, pode se valer do instituto da denúncia espontânea previsto no Código Tributário Nacional. Quando aplicável corretamente, ele afasta a multa punitiva — mas atenção: só funciona se feito antes do início de qualquer procedimento de fiscalização, e nem sempre abrange multas por obrigações acessórias, dependendo do entendimento do estado.
Consulta formal à SEFAZ. Outra opção é fazer uma consulta formal ao fisco estadual explicando a situação e perguntando qual é o procedimento correto para regularização. Isso demonstra boa-fé e, em muitos casos, resulta em orientação oficial sobre como proceder sem exposição a penalidades mais severas.
Revisão da escrituração e dos registros. Independentemente do caminho adotado, é fundamental levantar todos os períodos em que as notas deveriam ter sido emitidas, calcular os valores envolvidos e organizar a documentação de suporte. Isso é essencial tanto para a regularização formal quanto para uma eventual defesa em caso de autuação.
Uma observação importante
Como as regras variam de estado para estado, é fundamental verificar a legislação específica da unidade da federação onde os estabelecimentos estão localizados. O RICMS de cada estado vai trazer as infrações previstas, os percentuais de multa e os procedimentos de regularização. Contar com o apoio de um profissional especializado em ICMS do estado em questão pode fazer bastante diferença na hora de escolher o melhor caminho.