Bom dia, Beatriz,
Essa situação é comum na operação logística e tem CFOPs específicos que precisam ser usados corretamente tanto pelo remetente quanto pelo destinatário.
CFOPs para Retorno de Mercadoria Não Entregue
Na nota de retorno emitida pelo remetente
Quando a mercadoria retorna ao remetente por recusa total, recusa parcial ou não localização do destinatário, o remetente deve emitir uma nota fiscal de entrada para acobertar o retorno físico da mercadoria ao seu estabelecimento. Os CFOPs aplicáveis são os seguintes.
Para operações dentro do próprio estado, o CFOP é o 1.949, que corresponde a outra entrada de mercadoria ou prestação de serviço não especificada, utilizado quando não há um código específico para a situação. Porém, o mais adequado e específico para essa situação é o 1.918, que trata justamente do retorno de mercadoria enviada anteriormente e que não foi entregue ao destinatário.
Para operações interestaduais, o CFOP correspondente é o 2.918, seguindo a mesma lógica do 1.918 mas para entradas oriundas de outros estados.
O que deve constar na nota de retorno
Na nota fiscal de retorno, além do CFOP correto, é importante que a discriminação dos produtos e valores seja idêntica à nota fiscal original de saída, que haja referência expressa à nota fiscal de saída original com chave de acesso, número e série, e que o motivo do retorno esteja descrito claramente no campo de informações adicionais, indicando se foi recusa total, recusa parcial ou não localização do destinatário.
No caso de recusa parcial
Na recusa parcial a situação exige atenção redobrada. A nota de retorno deve contemplar apenas os itens e quantidades recusados, mantendo a nota original válida para os itens efetivamente entregues. Dependendo da situação, pode ser necessário emitir uma nota fiscal complementar ou de ajuste para regularizar o valor da operação original, especialmente se houver impacto no ICMS e no cálculo do frete.
O papel do conhecimento de transporte
Quando há transportadora envolvida, o retorno da mercadoria também precisa estar acobertado pelo conhecimento de transporte correspondente ao trajeto de retorno. A transportadora pode emitir um CT-e de retorno referenciando o CT-e original, e esse documento precisa estar vinculado à nota fiscal de retorno para que toda a operação esteja documentalmente consistente.
Resumo dos CFOPs
Para retorno de mercadoria não entregue por recusa ou não localização do destinatário, os CFOPs são o 1.918 para operações dentro do estado e o 2.918 para operações interestaduais, ambos na nota de entrada emitida pelo remetente para acobertar o retorno ao seu estabelecimento.