Boa tarde, Lara,
Vou explicar direitinho essa questão, porque tem um ponto importante que costuma gerar confusão: a empresa optante pelo Simples Nacional, na maioria dos casos, é dispensada da entrega da DCTFWeb, e não obrigada a entregar rotineiramente como as empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real.
Isso acontece porque, no Simples Nacional, os tributos já são recolhidos de forma unificada através do DAS, incluindo a contribuição previdenciária patronal na maior parte dos casos. Como não há esse valor a declarar separadamente, a Receita Federal dispensa essas empresas da obrigação, conforme prevê a Instrução Normativa RFB 2.005/2021.
A obrigatoriedade de entrega da DCTFWeb para empresas do Simples Nacional só surge em situações específicas, que são exceção à regra geral de dispensa. As principais são estas:
Quando a empresa sofre retenção de contribuição previdenciária em contratos de cessão de mão de obra ou empreitada, prevista no artigo 31 da Lei 8.212/1991.
Quando contrata trabalhador avulso.
Quando comercializa produção rural, no caso de produtor rural pessoa jurídica optante pelo Simples.
Quando há informações prestadas no eSocial ou na EFD-Reinf que geram algum tributo que precisa ser declarado especificamente na DCTFWeb, fora do âmbito do DAS.
Se a empresa não se enquadra em nenhuma dessas situações, ela simplesmente não precisa entregar a DCTFWeb, mesmo estando ativa e com movimento normal de faturamento, folha de pagamento e emissão de notas.
Agora, se a empresa se enquadra em uma dessas hipóteses e precisa entregar, o passo a passo é o seguinte:
O acesso é feito pelo e-CAC, no menu Declarações e Demonstrativos, opção DCTFWeb, usando certificado digital ou código de acesso do responsável legal ou procurador com essa permissão habilitada.
Dentro do sistema, é preciso selecionar o perfil correto de declarante. Para essas situações do Simples Nacional, o perfil correto normalmente é o perfil Simples Nacional, que já considera as particularidades desse regime.
Depois, seleciona-se a competência (mês e ano) para a qual será feita a declaração.
O sistema busca automaticamente os dados já transmitidos no eSocial e na EFD-Reinf referentes àquela competência, como valores de retenção previdenciária, folha de pagamento e demais informações relevantes. Por isso, é fundamental que o eSocial e a EFD-Reinf estejam corretamente fechados antes de gerar a DCTFWeb, já que ela importa esses dados e não permite lançamento manual de tudo.
Depois de importados os dados, é possível conferir os valores apurados e complementar informações quando necessário, como compensações a serem informadas.
Por fim, transmite-se a declaração. Se houver saldo a pagar referente a algum tributo não abrangido pelo DAS, como a retenção do artigo 31, o sistema permite a emissão do DARF correspondente para pagamento.
O prazo geral de entrega é até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência do fato gerador, antecipando-se para o dia útil anterior quando cair em dia sem expediente bancário.
Sobre a sua segunda pergunta, que é justamente o ponto mais importante: a regra da declaração sem movimento funciona de forma anual, e não como um envio único que dispensa a empresa para sempre.
O funcionamento é este: se a empresa, entre aquelas que possuem a obrigação de entregar a DCTFWeb, não tiver nenhum fato gerador a declarar durante todo o ano-calendário, ela deve entregar a declaração referente à competência de janeiro daquele ano, indicando a condição de sem movimento. A partir dessa entrega, ela fica dispensada de apresentar as competências seguintes do mesmo ano, enquanto se mantiver nessa situação.
Se, durante o ano, surgir algum fato gerador, por exemplo, uma retenção decorrente de cessão de mão de obra em determinado mês, a empresa precisa retomar a entrega mensal normal a partir daquela competência, informando os valores correspondentes, e assim por diante para os meses seguintes em que também houver fato gerador.
Se depois disso a empresa voltar a ficar sem movimento, essa dispensa mensal não é automática outra vez dentro do mesmo ano. A dispensa pela ausência de fato gerador só é aplicável quando declarada em janeiro do ano-calendário. Ou seja, o ciclo se renova todo ano: em todo início de ano-calendário, se a empresa permanecer sem fatos geradores a declarar, ela apresenta a competência de janeiro como sem movimento e fica dispensada das competências seguintes, até que apareça algum fato gerador que exija a retomada da entrega mensal.
Resumindo então: não é enviar uma única vez para sempre, e também não é obrigatório enviar todo mês mesmo sem movimento. A lógica é enviar a declaração de janeiro sinalizando sem movimento a cada ano-calendário em que a empresa permanecer nessa condição, retomando a entrega mensal apenas nos meses em que efetivamente houver fato gerador a declarar.