Boa tarde!
Ótima pergunta, vou explicar como funciona isso na prática.
Vale Transporte pago em dinheiro — como lançar na folha
Quando a empresa opta por pagar o vale transporte em dinheiro (em vez de fornecer o cartão ou os passes físicos), o tratamento fiscal muda bastante, e é preciso ter atenção.
A regra geral da Lei do Vale Transporte (Lei 7.418/85)
A lei permite que o empregador forneça o vale transporte em forma de crédito, passes ou pecúnia (dinheiro). Quando pago em dinheiro, o valor continua sendo vale transporte desde que a empresa comprove que o pagamento tem essa finalidade — ou seja, é para custear o deslocamento do empregado entre a residência e o trabalho.
Desconto do empregado
O empregado pode ter descontado até 6% do seu salário base para contribuir com o custo do vale transporte. Se o valor do benefício for inferior a 6% do salário, o desconto fica limitado ao valor do benefício em si — nunca pode descontar mais do que o benefício concedido.
Incidência de impostos — aqui está o ponto mais importante
Quando pago corretamente como vale transporte (mesmo em dinheiro), o valor é isento de INSS e de IRRF, tanto para o empregado quanto para a empresa, desde que:
O valor corresponda ao custo real do deslocamento do empregado
Esteja devidamente documentado (recibo, declaração do trajeto, etc.)
Não ultrapasse o valor necessário para o transporte
Se a empresa pagar um valor genérico, sem controle do trajeto ou sem documentação adequada, a Receita Federal e a Previdência podem entender que é uma verba salarial disfarçada — e aí incide INSS e IRRF normalmente.
Como lançar na folha
O lançamento deve aparecer como uma rubrica de "Vale Transporte" no campo de vantagens (proventos), e o desconto dos 6% do empregado entra como rubrica de desconto. As duas rubricas precisam estar configuradas como não incidentes de INSS e IRRF no seu sistema de folha.
Na prática fica assim:
Proventos: Vale Transporte — R$ XXX (não incide INSS / não incide IRRF)
Descontos: Desconto VT 6% — R$ XXX (referente à parte do empregado)
Um cuidado extra
Guarde sempre a documentação que comprova o trajeto do empregado — seja uma declaração assinada por ele informando o endereço residencial e os meios de transporte utilizados, seja os comprovantes do custo das passagens. Esse controle é o que garante a isenção em caso de fiscalização.
