Bom dia, Daniela
Ótima pergunta, e o tema é realmente um dos mais delicados na regularização de um MEI desenquadrado retroativamente. Vou responder com cuidado, pois envolve duas declarações distintas que precisam ser consistentes entre si.
Sobre a DEFIS e o tratamento dos rendimentos
Quando o MEI é desenquadrado de forma retroativa, ele passa a ser tratado como empresa do Simples Nacional comum durante o período em questão. Nessa condição, a apuração do lucro segue as regras aplicáveis às empresas prestadoras de serviços no Simples Nacional, e não mais as regras simplificadas do MEI.
O ponto central da sua dúvida é exatamente esse: sem escrituração contábil formal, não é possível afirmar que o lucro real da empresa foi superior ao percentual de presunção estabelecido pela legislação. Para atividades de prestação de serviços, esse percentual é de 32% sobre a receita bruta, que é o mesmo utilizado no Lucro Presumido para fins de apuração do IRPJ. Esse percentual funciona como uma base de segurança: ele representa o mínimo de lucro presumido pela legislação quando não há contabilidade que comprove outro valor.
Isso significa que, sem escrituração formal, o valor máximo que pode ser tratado como lucro isento, e portanto distribuído ao sócio com isenção de IR, é esse percentual de 32% aplicado sobre o faturamento. Sobre os R$ 82.605,50 informados, isso representa aproximadamente R$ 26.434 como lucro passível de distribuição isenta.
O restante da receita, que corresponde à parcela presumida como custos e despesas da empresa, não deve ser simplesmente classificado como rendimento isento do sócio. Ele permanece na esfera da empresa e não entra como rendimento do titular na declaração de pessoa física, a menos que haja comprovação documental de que foi de fato retirado.
Na DEFIS
A declaração deve refletir essa realidade. A receita bruta total é informada normalmente. O lucro distribuído ao sócio deve corresponder apenas ao que foi efetivamente retirado por ele e que pode ser justificado. Na ausência de escrituração, o mais seguro e tecnicamente correto é limitar o lucro distribuído ao valor presumido de 32%. Classificar 100% do faturamento como rendimento isento sem nenhuma base contábil expõe o cliente a questionamentos da Receita, porque os sistemas cruzam os dados da DEFIS com a DIRPF do sócio.
Na DIRPF do sócio
Aqui é onde a consistência precisa ser garantida. Os valores declarados na DIRPF devem espelhar exatamente o que foi informado na DEFIS.
O lucro correspondente aos 32% da receita bruta, ou seja, os aproximadamente R$ 26.434, deve ser lançado na ficha de Rendimentos Isentos e Não Tributáveis, no campo referente a lucros e dividendos recebidos de pessoa jurídica.
Se durante o período houve retirada acima desse valor presumido, e não há contabilidade que justifique esse excesso como lucro, essa diferença não tem amparo legal para ser tratada como isenta. Nesse caso, ela precisaria ser declarada como rendimento tributável, o que gerará IRPF sobre o montante excedente. Esse é o ponto mais sensível da regularização, porque pode resultar em imposto a pagar pelo sócio, além dos juros e multa caso a declaração já devesse ter sido entregue em anos anteriores.
Como justificar a ausência de escrituração
A legislação não exige que você apresente uma justificativa formal escrita para o uso do percentual de presunção. O que você está fazendo é, na verdade, adotar o tratamento mais conservador e legalmente fundamentado diante da ausência de documentação contábil. A ausência de escrituração é um fato que limita as opções disponíveis, e o percentual de presunção existe exatamente para esses casos. Não há necessidade de uma nota explicativa formal na declaração, mas é prudente que o contador mantenha em seu arquivo uma memória de cálculo documentando a base utilizada e a justificativa para o tratamento adotado, caso o caso venha a ser questionado.
Uma observação importante
Se o desenquadramento foi retroativo e gerou obrigações em atraso, como DAS não recolhidos e declarações não entregues no prazo, é fundamental que toda a regularização seja feita de forma integrada. Os valores declarados na DEFIS, os DAS recolhidos com multa e juros, e os valores informados na DIRPF precisam ser coerentes entre si. Qualquer inconsistência entre essas fontes é exatamente o tipo de cruzamento que a Receita Federal realiza com frequência.
