Boa tarde, Samanta,
A situação que você descreve é bastante comum e merece atenção, porque envolve uma distinção importante entre a natureza jurídica da entidade e a natureza das operações que ela realiza.
Uma associação sem fins lucrativos não é automaticamente imune ou isenta do ICMS em todas as suas operações. A imunidade tributária prevista no artigo 150 da Constituição Federal protege esse tipo de entidade quanto a impostos sobre patrimônio, renda e serviços vinculados às suas finalidades essenciais, mas não alcança, de forma ampla, operações de circulação de mercadorias. O ICMS incide sobre operações, não sobre a pessoa que as pratica. Portanto, quando a associação vende produtos, ainda que em eventos culturais e sem intenção de lucro, ela está praticando operações de circulação de mercadorias, e isso, em princípio, atrai a incidência do imposto estadual.
No estado de São Paulo, a Secretaria da Fazenda e Planejamento trata esse tema com base no Regulamento do ICMS paulista, o RICMS/SP aprovado pelo Decreto 45.490/2000. A depender do tipo de produto vendido e da frequência das operações, a associação pode ser obrigada a se inscrever no Cadastro de Contribuintes do ICMS (o Cadesp) e emitir os documentos fiscais correspondentes. Eventos esporádicos com venda de produtos podem eventualmente ser enquadrados em regimes especiais ou isenções pontuais, mas isso precisa ser verificado caso a caso, consultando a legislação vigente e, se necessário, formalizando uma consulta tributária junto à Sefaz-SP, que é o instrumento correto para obter uma resposta oficial e vinculante sobre a situação específica da entidade.
Quanto ao documento fiscal em si: em São Paulo, quem realiza operações com mercadorias sujeitas ao ICMS precisa emitir Nota Fiscal eletrônica, a NF-e, modelo 55, ou, em alguns casos de venda a consumidor final no varejo, o Cupom Fiscal eletrônico por meio do SAT ou do MFE, que tecnicamente se chama CF-e. O documento a ser emitido depende da estrutura operacional da associação e do volume de vendas. Para eventos eventuais, há a possibilidade de requerer regime especial junto à Sefaz-SP para emissão de documentos avulsos ou para disciplinar a forma de cumprimento das obrigações acessórias.
O ponto prático mais importante aqui é verificar se a associação já possui inscrição estadual. Se não tiver e estiver realizando vendas de mercadorias com regularidade, mesmo que em eventos culturais, pode estar em situação irregular perante o fisco paulista. O recomendável é regularizar a situação antes dos próximos eventos, seja obtendo a inscrição estadual, seja consultando formalmente a Sefaz-SP para confirmar se há alguma isenção ou tratamento diferenciado aplicável à atividade específica da entidade.
Se quiser, compartilhe mais detalhes sobre o tipo de produto vendido, a frequência dos eventos e se a associação possui CNPJ ativo, que posso ajudar a delimitar melhor o raciocínio
