Boa tarde, Gilvan,
Boa pergunta, e ela toca em um ponto que gera bastante confusão prática. Vamos por partes.
Sobre a dispensa e a obrigatoriedade retroativa
A Instrução Normativa RFB n° 2.043/2021 realmente dispensa a entrega da EFD-Reinf nos períodos em que não há fatos geradores a declarar. Portanto, se a empresa genuinamente não realizou pagamentos sujeitos à retenção de IRRF, CSLL, PIS ou Cofins, nem pagamentos a segurados ou outras operações contempladas pelo leiaute, a omissão nesses períodos não configura infração.
O problema surge quando se constata, posteriormente, que havia sim um fato gerador naquele período, ainda que ele não tenha sido reconhecido na época. A distribuição de lucros com incidência de Imposto de Renda na Fonte, quando aplicável, ou a simples necessidade de informar rendimentos isentos pagos a sócios, pode reabrir essa discussão. O ponto central aqui é: a distribuição de lucros de empresas do Lucro Presumido, quando respeitado o limite do lucro presumido calculado com base nas alíquotas de presunção, é isenta de IRRF. Nesse caso, não há retenção a declarar na Reinf, e o valor vai para a declaração do sócio como rendimento isento.
Se for esse o cenário, a entrega da Reinf para aqueles períodos pode não ser obrigatória, e a informação ao Fisco se daria por outro caminho, como a própria declaração do sócio e, até 2024, a DIRF.
Sobre a substituição da DIRF pela Reinf
A partir do ano-calendário 2025, com a extinção definitiva da DIRF, as informações que antes iam para ela passam a ser prestadas exclusivamente via EFD-Reinf, por meio dos eventos da série R-4000. Isso inclui os rendimentos pagos a pessoas físicas, como a distribuição de lucros. Portanto, para o ano-calendário 2025 em diante, a Reinf é o canal correto para essas informações.
Para anos anteriores, como 2022, 2023 e 2024, a DIRF ainda era o instrumento vigente. Se a empresa precisa retificar informações desses anos para que constem na declaração de IRPF dos sócios, o caminho é a DIRF retificadora, e não a Reinf retroativa.
Sobre multas por entrega fora do prazo
Se, após análise, ficar evidenciado que havia obrigatoriedade de entrega da Reinf em determinado período e ela não foi cumprida, sim, há previsão de multa. A base legal está no artigo 57 da Medida Provisória n° 2.158-35/2001, que estabelece multa de R$ 500,00 por mês ou fração de mês, para pessoas jurídicas em geral, nos casos de omissão ou atraso na entrega de declarações ou demonstrativos. Para empresas optantes pelo Simples Nacional, o valor é reduzido à metade. Há ainda a possibilidade de redução da multa em 50% se a obrigação for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício.
A leitura mais segura para o caso concreto é verificar, período a período, se havia de fato fato gerador que obrigasse a entrega. Se não havia, a dispensa se aplica e não há que se falar em multa.
