EMPRESA QUE EMITE NOTAS FISCAIS NO REGIME ERRADO COMO RESOLVER ESSE CASO

Olá Ataíde. Bom dia.
Emitir notas fiscais sob a tributação do Simples Nacional quando a empresa está enquadrada no Lucro Presumido é um erro grave, mas plenamente passível de correção. Como o Lucro Presumido exige destaque de impostos federais (PIS/COFINS), estaduais (ICMS) ou municipais (ISS), a adequação deve ser feita em três frentes: documental, comercial e fiscal/acessória.

Abaixo está o passo a passo completo do que deve ser feito:

1. Correção dos Documentos Fiscais (NF-e ou NFS-e)

A estratégia de correção depende do tipo de nota e do tempo decorrido desde a emissão:

Atenção: A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) NÃO pode ser utilizada para alterar o regime tributário, alíquotas, base de cálculo ou CST/CSOSN, pois altera variáveis tributárias do documento.

A) Se as notas foram emitidas dentro do prazo de cancelamento/substituição:

• Nota Fiscal de Produto (NF-e - SEFAZ): Se estiver no prazo legal de cancelamento (geralmente 24 horas na maioria dos estados, sem circulação da mercadoria), cancele a nota fiscal incorreta e emita uma nova no regime do Lucro Presumido (CRT 3 - Regime Normal).

• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e - Prefeitura / Emissor Nacional): A maioria das prefeituras e o Emissor Nacional de NFS-e permitem o cancelamento ou a substituição da nota fiscal dentro do próprio mês de competência ou prazo regulamentar local. Faça a substituição da NFS-e vinculando a nota anterior.

B) Se o prazo de cancelamento/substituição já expirou:

• Nota de Produtos (NF-e):

  • Solicite o cancelamento extemporâneo junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado (pode haver cobrança de taxa administrativa/multa formal).

  • Caso as mercadorias já tenham circulado, a SEFAZ pode orientar a emissão de Nota Fiscal Complementar de impostos (para destacar ICMS/IPI) ou realizar um processo administrativo de regularização.

• Nota de Serviços (NFS-e):

  • Abra um processo administrativo na Secretaria de Finanças/Fazenda do seu município solicitando o cancelamento/retificação extemporânea da NFS-e.

2. Comunicação e Alinhamento com os Clientes (Destinatários/Tomadores)

Como a tributação do Lucro Presumido impacta diretamente a vida fiscal dos clientes, informe-os imediatamente:

1. Crédito de Impostos: Clientes do Lucro Real ou Presumido podem ter direito a tomar crédito de PIS/COFINS e ICMS com a nota emitida corretamente.

2. Retenções na Fonte: No Lucro Presumido, a prestação de serviços para outras pessoas jurídicas pode estar sujeita à retenção na fonte de impostos federais (IRRF, CSLL, PIS, COFINS). Se o cliente não retave por achar que a empresa era do Simples, essa situação precisa ser alinhada entre as partes.

3. Apuração dos Impostos e Retificação das Obrigações Acessórias

Mesmo que a nota física/XML tenha saído com a tag do Simples Nacional, os tributos da empresa devem ser apurados e recolhidos de acordo com as regras do Lucro Presumido:

1. Recolhimento dos Impostos (DARFs / DAREs):

   • Calcule e recolha o PIS (0,65%) e a COFINS (3,00%) sobre o faturamento mensal.

   • Apure o IRPJ e a CSLL trimestralmente (ou mensalmente por estimativa).

   • Apure o ISS (municipal) e/ou ICMS (estadual) na modalidade do Regime Normal.

2. Retificação das Obrigações Acessórias:

   • EFD-Contribuições: Escriture todas as receitas do período indicando o regime de Lucro Presumido.

   • SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): Informe a movimentação com os CSTs corretos do regime normal.

   • DCTFWeb / EFD-Reinf: Declare os débitos federais e gere os DARFs correspondentes para quitação.

   • ECF e ECD: Assegure que a escrituração contábil e fiscal do período reflita os lançamentos do Lucro Presumido.

4. Ajuste Imediato no Sistema Emissor (ERP)

Para evitar novas falhas nos faturamentos seguintes:

• Altere o cadastro da empresa no emissor de NF-e/NFS-e alterando o CRT (Código de Regime Tributário) de 1 - Simples Nacional para 3 - Regime Normal.

• Ajuste as tabelas de alíquotas, NCMs, CSTs de PIS/COFINS, CSTs de ICMS e configurações de retenções de impostos na fonte.

Resumo dos Próximos Passos

1. Ajustar o ERP imediatamente para interromper a emissão de notas erradas.

2. Mapear todas as notas emitidas incorretamente (datas, valores e clientes).

3. Verificar prazos de cancelamento/substituição no seu estado e município.

4. Notificar o setor contábil para que a escrituração e as guias de impostos (PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, ISS/ICMS) sejam geradas pelas regras do Lucro Presumido.

Espero ter ajudado e desejo um ótimo dia.