Olá Keli. Bom dia.
A resposta curta é: o seu amigo tem razão em partes, e a forma como você estava fazendo não está totalmente errada, mas pode ser otimizada (e corrigida) para evitar problemas com o Fisco Estadual.
No caso de manutenção de ar-condicionado automotivo, estamos diante de uma operação mista (prestação de serviço + fornecimento de mercadorias). A regra de ouro para esse cenário está justamente na Lei Complementar nº 116/2003 (subitem 14.01) e no regulamento do ICMS.
O subitem 14.01 trata de: “Lubrificação, limpeza, lustração, revisão, carga e recarga, conserto, restauração, blindagem, manutenção e conservação de máquinas, veículos, aparelhos, equipamentos, motores, elevadores ou de qualquer bem (exceto peças e partes empregadas, que ficam sujeitas ao ICMS).”
A chave está na exceção: A própria lei nacional do ISS diz que as peças e partes empregadas na manutenção ficam sujeitas ao ICMS. O restante é ISS.
Para saber o que vai na NFS-e e o que vai na NF-e, precisamos separar o que é insumo de serviço (gasto no processo) do que é mercadoria/peça aplicada (que é integrada ao veículo ou vendida).
O gás refrigerante (geralmente o R134a) e o óleo do compressor não são meros "insumos" como o detergente que limpa a oficina. Eles são fluidos quantificáveis que são introduzidos e permanecem no veículo do cliente, funcionando como "partes/componentes" do sistema.
Procedimento correto: Devem ser faturados na NF-e (modelo 55) utilizando o CNAE de comércio e o CFOP adequado (geralmente 5.102 ou 5.405 se houver Substituição Tributária no seu estado).
Se o seu estado prever Substituição Tributária (ST) para esses fluidos automotivos, o ICMS já foi recolhido na fonte, e a venda do seu cliente será isenta/substituída, o que pode até reduzir a carga tributária dele no Simples Nacional em comparação com tributar tudo como serviço cheio.
O nitrogênio (usado para pressurizar o sistema e testar vazamentos) e o material de solda (oxigênio/acetileno/vareta) são insumos consumidos durante a prestação do serviço. Eles não ficam no carro do cliente; eles somem ou são gastos no processo.
Procedimento correto: O valor gasto com eles deve ser embutido no preço do serviço de mão de obra e acobertado pela NFS-e. Você não deve destacá-los como mercadoria na NF-e.
Como emitir as notas fiscais na prática?
O ideal para o seu cliente é trabalhar com a emissão conjugada (se o município permitir no mesmo sistema) ou, o mais comum, emitir duas notas fiscais para o mesmo atendimento:
Nota 1: NFS-e (Prefeitura)
O que entra: A mão de obra da manutenção/conserto do ar-condicionado.
Valor: O preço cobrado pelo serviço técnico + o custo diluído do nitrogênio e da solda.
Subitem: 14.01.
Nota 2: NF-e Modelo 55 (Sefaz)
O que entra: O fluido de gás refrigerante (por quilo/grama) e o óleo do compressor (por ml/litro). Se houver troca de peças (filtro de cabine, compressor, embreagem, etc.), entram aqui também.
CFOP comum:
5.102(Venda de mercadoria adquirida de terceiros) ou5.405(Venda de mercadoria com ST), dependendo da autopeça.
Espero ter ajudado.