Bom dia, Livia
Vou tentar te orientar da forma mais clara possível para que você consiga resolver essa situação.
Antes de tudo, é importante entender que a emissão de nota fiscal envolve dois momentos distintos no seu caso: a entrada da mercadoria (os uniformes que a escola compra) e a saída (a venda desses uniformes para os alunos ou responsáveis). Vou explicar cada parte separadamente.
Sobre a nota fiscal de entrada
Quando o seu fornecedor não emite nota fiscal, ou emite mas você precisa registrar a entrada no sistema, você precisa emitir uma Nota Fiscal de Entrada, que nada mais é do que uma NF-e com o campo "Tipo de Operação" marcado como "0 - Entrada". Esse documento serve para registrar no seu sistema a mercadoria que entrou no estoque da escola.
O CFOP que você vai usar para registrar a entrada de mercadoria comprada de fornecedor dentro do próprio estado é o 1.102 (Compra para comercialização). Se o fornecedor for de outro estado, o CFOP passa a ser 2.102. Esses são os códigos mais comuns para compra de mercadoria destinada à revenda, que é exatamente o caso dos uniformes.
Um ponto importante: se o fornecedor realmente não emite nota fiscal, isso é uma irregularidade fiscal do lado dele, e a escola fica em uma situação delicada ao adquirir mercadoria sem documento. Em tese, você pode emitir uma nota de entrada para fins de controle interno, mas é preciso verificar se o seu sistema emissor permite isso e se o estado aceita esse procedimento sem uma nota de origem. Essa é uma questão que merece atenção, e vale conversar com o contador responsável pela empresa sobre como proceder corretamente.
Sobre a nota fiscal de venda de uniforme
Na saída, quando a escola vende o uniforme para o aluno ou responsável, você emite uma NF-e normalmente como operação de saída. Os campos principais que você vai precisar preencher são:
O CFOP de saída para venda de mercadoria a consumidor final dentro do estado é o 5.102 (Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros). Se o destinatário for de outro estado, o CFOP passa a ser 6.102.
Como a escola é do Lucro Real, ela está sujeita à apuração de ICMS normalmente, a menos que o produto tenha algum tratamento diferenciado na legislação estadual. Uniformes em geral não têm isenção genérica, então você vai precisar verificar com o contador qual é a alíquota de ICMS aplicável no seu estado para esse produto, e também verificar a NCM correta do produto, que é o código da Nomenclatura Comum do Mercosul. Para uniformes escolares, a NCM costuma se enquadrar no capítulo 62 (vestuário confeccionado), mas o código exato depende do tipo de peça.
Também vai precisar verificar o CST ou CSOSN adequado. Como a escola é do Lucro Real e está no regime normal de apuração, o CST de ICMS mais comum para venda sem benefício fiscal é o 000 (tributada integralmente). Para PIS e COFINS, no Lucro Real o CST usual para receita tributada é o 01.
O que fazer agora na prática
O primeiro passo é verificar qual sistema emissor de NF-e a escola usa, pois cada sistema tem sua própria interface, mas os campos e conceitos são os mesmos que expliquei acima. Depois disso, acione o contador da empresa, porque ele precisa parametrizar corretamente os impostos no sistema e confirmar o tratamento fiscal aplicável no estado de vocês. Você não vai conseguir fazer isso sozinha com segurança sem esse suporte, e isso não é uma crítica, é simplesmente porque a configuração inicial exige conhecimento da legislação estadual específica.
