Bom dia, Matheus,
Entendo bem a necessidade que você descreve, e vou explicar como funciona essa apuração para que você consiga montar sua própria simulação ou entender melhor qualquer planilha que encontrar.
Antes de tudo, é importante esclarecer um ponto que gera muita confusão: o MEI e o emprego CLT são tratados de formas diferentes na declaração de Imposto de Renda da pessoa física, e eles não se misturam diretamente no cálculo do IR.
Os rendimentos do CLT
Os rendimentos do seu emprego com carteira assinada entram na declaração como rendimentos tributáveis recebidos de pessoa jurídica. O IR que já foi retido na fonte ao longo do ano pelo seu empregador é levado em conta no ajuste anual, funcionando como um "adiantamento" do imposto. O plano de saúde pago pela empresa, se for custeado integralmente por ela, não entra como rendimento seu, e portanto não há dedução a fazer. Agora, se você paga uma parte do plano diretamente, esse valor pode ser deduzido como despesa médica, desde que você guarde os comprovantes.
Os rendimentos do MEI
Aqui mora a parte que mais confunde. O MEI apura o imposto de renda da pessoa física por meio do livro-caixa, mas com uma mecânica própria. O lucro do MEI é isento de IR até certos percentuais da receita bruta, que variam conforme a atividade: 8% para comércio e indústria, 16% para transporte de passageiros e 32% para prestação de serviços. O que ultrapassar esses percentuais é considerado lucro tributável, a menos que você consiga demonstrar pelo livro-caixa que o lucro efetivo foi maior e ainda assim isento, ou menor, conforme o caso.
As despesas do MEI, como aluguel do ponto, compra de mercadorias, telefone usado para a atividade, entre outras, entram no livro-caixa e reduzem o lucro tributável. Por isso é tão importante manter esse controle organizado ao longo do ano.
Sobre a isenção de IR até R$ 5.000
É importante ter cuidado aqui, porque essa mudança ainda está em processo de regulamentação e aprovação. O projeto prevê que rendimentos tributáveis mensais de até R$ 5.000 fiquem isentos, mas a aplicação prática para quem tem múltiplas fontes de renda ainda depende de regulamentação definitiva. Então, para a declaração do ano-base 2024, entregue em 2025, as regras antigas ainda se aplicam integralmente. Para o ano-base 2025, a depender de quando a lei for publicada e de sua vigência, pode haver mudança parcial. Recomendo acompanhar as publicações oficiais da Receita Federal antes de fazer qualquer simulação baseada nessa isenção.
Como montar sua simulação
Para simular se você terá imposto a pagar ou restituição, o caminho mais confiável é usar o próprio programa da Receita Federal, o PGD IRPF, ou o aplicativo Meu Imposto de Renda. Você preenche os dados, e o sistema já calcula automaticamente o resultado. Mas se quiser uma planilha para estimar antes, os campos essenciais são os seguintes.
Do lado dos rendimentos tributáveis, você soma o total bruto recebido como CLT no ano, mais o valor do pró-labore se você se pagar um como MEI, mais o lucro tributável do MEI que ultrapassar o percentual de isenção aplicável à sua atividade.
Do lado das deduções, você considera as contribuições ao INSS pagas tanto pelo CLT quanto pelo MEI, as despesas médicas com documentação, os dependentes, a educação dentro do limite legal e o livro-caixa com as despesas comprovadas da atividade do MEI.
Com base nessa base de cálculo líquida, você aplica a tabela progressiva do IR e compara com o total retido na fonte pelo empregador ao longo do ano. Se o imposto calculado for maior do que o retido, você paga a diferença. Se for menor, há restituição