Boa tarde, Claudivan,
Essa é uma situação bastante comum e a causa da retenção geralmente está clara: existe uma divergência entre o que a fonte pagadora informou na sua declaração de rendimentos pagos à Receita Federal e o que ela informou ao próprio contribuinte no informe de rendimentos. Como o sistema da Receita cruza automaticamente os valores declarados pelo contribuinte na sua declaração de ajuste anual com os valores declarados pela fonte pagadora, essa diferença faz o IRRF pago a maior deixar de ser reconhecido, e por isso a restituição fica retida.
O primeiro passo é confirmar exatamente qual é a pendência apontada. Isso pode ser feito no e-CAC, na opção que mostra o extrato do processamento da declaração, também conhecido como pente fino. Lá aparece o código da inconsistência, que normalmente está relacionado a rendimentos tributáveis recebidos de pessoa jurídica ou a imposto retido na fonte divergente do informado por terceiros.
A raiz do problema, nesse caso, é que a fonte pagadora, que é o município, transmitiu à Receita um valor de retenção menor do que efetivamente constava no informe entregue ao servidor ou prestador. Essa informação é enviada por meio do eSocial, que substituiu a antiga DIRF para prestação de informações sobre rendimentos e retenções. Enquanto o órgão público não corrigir essa informação junto à Receita, o sistema vai continuar considerando o valor menor, e a divergência vai persistir independentemente do que o contribuinte fizer na própria declaração.
É importante orientar o contribuinte a não simplesmente alterar sua declaração para bater com o valor que a fonte informou à Receita, porque isso significaria declarar uma retenção menor do que a que ele efetivamente sofreu, prejudicando o próprio contribuinte e indo contra o documento oficial que ele tem em mãos, que é o informe de rendimentos.
O caminho correto é a fonte pagadora retificar a informação transmitida à Receita, seja por meio de eSocial retificador, seja pelo canal correspondente ao período do rendimento, caso ainda envolva DIRF de anos anteriores a 2024. Como se trata de um órgão público, vale orientar o contribuinte a formalizar o pedido por escrito, com protocolo, para que fique documentado que ele buscou a correção junto à fonte. Essa documentação é importante caso seja necessário provar posteriormente que o erro não foi dele.
Enquanto a fonte pagadora não resolve, o contribuinte tem algumas alternativas dentro do próprio processo da Receita. No e-CAC, na área de pendências de malha fiscal, geralmente existe a possibilidade de apresentar justificativa e anexar documentos comprobatórios, como o próprio informe de rendimentos entregue pela fonte pagadora. Essa é uma forma de demonstrar à Receita que a divergência decorre de erro de terceiro e não de informação incorreta prestada pelo contribuinte.
Caso o órgão público continue sem resolver, é possível também protocolar uma manifestação formal de defesa, indicando que a informação enviada pela fonte pagadora à Receita está incorreta e que o valor correto é o constante no informe de rendimentos, documento que tem valor probatório para essa finalidade. Se ainda assim não houver solução em prazo razoável, vale considerar acionar órgãos de controle do próprio ente público, como a Controladoria Interna ou o Tribunal de Contas do Estado ou Município, já que se trata de descumprimento de obrigação acessória por parte de órgão público.
Se o valor envolvido for relevante e a situação se arrastar, também é recomendável buscar apoio de um contador ou advogado tributarista para acompanhar o processo junto à Receita, principalmente se a divergência não for resolvida em tempo hábil e o contribuinte precisar de uma atuação mais formal para reaver a restituição retida.